Compte utilisateur et adresse mail Infomaniak : comment les lier

Beaucoup de personnes confondent compte utilisateur Infomaniak et adresse e-mail. Résultat : elles tentent de se connecter au Manager ou à la kSuite avec l’adresse d’une simple boîte mail — et échouent. Ce guide clarifie la différence et montre comment rattacher une boîte existante à quelqu’un, qu’il soit déjà membre de votre organisation ou non.

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Compte utilisateur et adresse mail : ce n’est pas la même chose

Un compte utilisateur (rattaché à une Organisation) sert à vous authentifier chez Infomaniak : accès au Manager, à la messagerie web Mail, au choix du compte actif si vous avez plusieurs organisations, double authentification, etc.

Une adresse mail est une boîte (stockage, réception, envoi). Elle a souvent son mot de passe mail ou des mots de passe d’application pour les clients type Outlook ou un téléphone — mais ce n’est pas, par défaut, le même identifiant que celui du compte Infomaniak qui ouvre le Manager.

Schéma compte utilisateur Infomaniak versus adresse mail / boîte mail — Résumé visuel : le compte utilisateur ouvre les services Infomaniak ; la boîte mail est une ressource que l’on peut partager ou lier à ce compte.

Erreur fréquente

Utiliser adresse@domaine.ch + mot de passe de la boîte sur la page de connexion du Manager ne fonctionne que si cette adresse est précisément l’identifiant de connexion du compte Infomaniak. Sinon, il faut se connecter avec le compte qui administre le service mail, puis donner à la personne un accès utilisateur ou une invitation (voir plus bas).

Où ça se passe dans le Manager : kSuite et Service Mail

La kSuite regroupe Mail, kDrive, etc. Pour administrer les produits, connectez-vous au Manager, puis ouvrez la section de votre kSuite ou le Service Mail concerné selon ce que vous avez souscrit.

Dashboard Manager Infomaniak avec accès kSuite et messagerie — Depuis le Manager, accédez à votre kSuite ou à la gestion du service mail lié à votre organisation.

Gérer les utilisateurs de l’organisation (invitations, comptes)

Avant de partager une boîte, la personne doit en principe exister comme utilisateur de votre Organisation (ou accepter une invitation qui la rattache). C’est là que l’on envoie les invitations produit, que l’on définit les rôles et l’accès aux services. La marche à suivre détaillée côté Manager est décrite dans la documentation Infomaniak ; nous reprenons aussi les bases dans notre article Gérer les utilisateurs dans le Manager.

Liste des utilisateurs de la kSuite dans le Manager Infomaniak — La liste des utilisateurs de la kSuite permet d’inviter des collaborateurs et de gérer leur appartenance à l’organisation.

Sélectionner le service mail et l’adresse concernée

Pour lier une boîte à quelqu’un, il faut entrer dans le bon Service Mail, puis choisir l’adresse dans la liste. C’est au niveau de cette adresse qu’Infomaniak gère qui peut l’ouvrir dans l’application Mail (ksuite.infomaniak.com/mail).

Liste des services mail et des adresses dans le Manager Infomaniak — Ouvrez le service mail, puis cliquez sur l’adresse à laquelle vous voulez donner accès.

Ajouter un utilisateur sur la fiche de la boîte mail

Sur la page de l’adresse mail, utilisez l’action du type Ajouter au-dessus du tableau des personnes ayant déjà accès à cette boîte dans l’app Mail. Infomaniak peut demander votre mot de passe de compte (connexion Manager) pour confirmer l’opération — pas le mot de passe de la boîte.

Fiche d'une adresse mail Infomaniak avec ajout d'utilisateurs autorisés — Sur la fiche de la boîte : tableau des accès et bouton pour ajouter un utilisateur ou lancer une invitation.

La procédure officielle pas à pas (y compris les droits) est dans la FAQ Inviter un utilisateur à accéder à une adresse mail.

Déjà dans l’organisation ou externe : deux scénarios

Utilisateur déjà membre de l’organisation : vous le sélectionnez dans la liste, vous ajustez les permissions si besoin, vous validez. La boîte apparaît alors dans son interface Mail.
Personne hors organisation : vous choisissez l’option invitant un nouvel utilisateur / utilisateur externe. Une fois les droits enregistrés, Infomaniak génère une URL d’invitation (souvent sous la forme https://welcome.infomaniak.com/iw/…) à lui faire ouvrir. Après acceptation (et création de compte si nécessaire), la boîte est rattachée à son compte Infomaniak. Aucun mot de passe mail à transmettre par messagerie pour ce mécanisme.

Choix entre utilisateur existant de l'organisation et invitation d'un nouvel utilisateur pour une boîte mail — Au moment de l’ajout : membre existant de l’organisation ou invitation d’un compte externe.

Invitation : lien à communiquer

Copiez ou envoyez l’invitation depuis l’interface ; le destinataire doit ouvrir le lien (idéalement en étant prêt à se connecter au bon compte Infomaniak). Après validation, l’adresse apparaît dans Mail avec les droits que vous avez définis.

Lien d'invitation Infomaniak welcome.infomaniak.com pour accès à une adresse mail — L’invitation matérialisée par une URL sécurisée ; à partager uniquement avec la personne concernée.

Ouvrir la bonne boîte dans l’app Mail

Si la personne a plusieurs organisations ou adresses, le sélecteur en haut de l’app Mail permet de changer de compte ou de boîte. En cas d’absence d’affichage après un rattachement, un rafraîchissement de la page ou l’affichage de toutes les organisations (selon l’interface) règle souvent le problème, comme le décrit Infomaniak dans la même FAQ d’invitation.

Interface Mail Infomaniak avec sélection de l'adresse ou du compte actif — Basculer entre adresses ou contextes une fois la boîte correctement liée au compte utilisateur.

Limite de sécurité

Si l’adresse sert déjà d’identifiant de connexion principal à un compte Infomaniak dans un contexte où Infomaniak l’interdit, le partage par invitation peut être bloqué. Consultez la FAQ associée si un bouton « Inviter » reste grisé ou si un message de sécurité apparaît.

En bref

Compte utilisateur = connexion Infomaniak (Manager, apps).
Boîte mail = ressource que l’on rattache à un ou plusieurs comptes via le Service Mail.
Créez ou invitez d’abord l’utilisateur d’organisation si besoin, puis sur la fiche de l’adresse, ajoutez l’accès ou envoyez une invitation à un externe.

Pour aller plus loin sur l’administration des comptes : Gérer les utilisateurs dans le Manager Infomaniak.