Gérer les utilisateurs dans Infomaniak Manager

La gestion des utilisateurs est l'une des tâches les plus fréquentes d'un administrateur kSuite ou Mail Hosting. Arrivées, départs, changements de poste : ce guide détaille toutes les opérations de gestion des comptes utilisateurs.

Découvrir kSuite

Accéder à la gestion des utilisateurs

Connectez-vous à Infomaniak Manager
Sélectionnez votre produit (kSuite ou Mail Hosting)
Cliquez sur "Utilisateurs" ou "Adresses email" dans le menu

Vous accédez à la liste des utilisateurs avec leur statut, leur rôle et les actions disponibles.

Créer un nouvel utilisateur

Création simple

Cliquer sur "Ajouter"

Bouton "+" ou "Ajouter un utilisateur" en haut de la liste.

Renseigner les informations

Prénom et nom – Identité de l'utilisateur
Adresse email – partie avant le @ + domaine
Mot de passe – Généré ou défini manuellement

Définir le rôle

Utilisateur standard ou administrateur ? Le rôle détermine les droits.

Valider

Le compte est créé immédiatement. L'utilisateur peut se connecter.

Envoyer les identifiants

Deux options pour transmettre le mot de passe :

Email automatique – Cochez l'option d'envoi d'email de bienvenue
Lien de création – L'utilisateur définit lui-même son mot de passe
Communication manuelle – Vous transmettez le mot de passe par un autre canal

La deuxième option (lien de création) est préférable pour la sécurité.

Modifier un utilisateur

Informations modifiables

Nom et prénom – En cas d'erreur ou de changement
Mot de passe – Réinitialisation si oublié
Rôle – Promotion ou rétrogradation
Alias – Ajouter des adresses secondaires
Quotas – Limites de stockage spécifiques

Réinitialiser un mot de passe

Sélectionnez l'utilisateur
Cliquez sur "Modifier le mot de passe" ou "Réinitialiser"
Choisissez :
- Nouveau mot de passe défini par vous
- Envoi d'un lien de réinitialisation à l'utilisateur

Changer le rôle d'un utilisateur

Pour donner des droits d'administration :

Sélectionnez l'utilisateur
Modifiez son rôle : Utilisateur → Administrateur
Validez

Attention : un administrateur a accès à la gestion de tous les utilisateurs.

Gérer les alias

Un alias est une adresse secondaire qui renvoie vers la boîte de l'utilisateur.

Ajouter un alias

Sélectionnez l'utilisateur
Section "Alias" ou "Adresses secondaires"
Ajoutez l'alias souhaité (ex: jean@entreprise.fr en plus de jean.dupont@entreprise.fr)

Supprimer un alias

Dans la même section, supprimez les alias qui ne sont plus nécessaires.

Désactiver un utilisateur

La désactivation bloque l'accès sans supprimer les données.

Quand désactiver ?

Départ temporaire (congé longue durée)
Départ définitif mais besoin de conserver les données
Compte suspect (en attendant investigation)

Comment désactiver

Sélectionnez l'utilisateur
Cliquez sur "Désactiver" ou basculez le statut
Confirmez

L'utilisateur ne peut plus se connecter mais les emails continuent d'arriver (ils s'accumulent).

Supprimer un utilisateur

La suppression est définitive après un délai de grâce.

Avant de supprimer

Checklist avant suppression

Transférer les emails importants vers un autre compte
Transférer la propriété des fichiers kDrive partagés
Vérifier les calendriers partagés
Récupérer les contacts si nécessaire
Rediriger l'adresse vers un autre destinataire (temporairement)

Procédure de suppression

Sélectionnez l'utilisateur
Cliquez sur "Supprimer"
Confirmez (souvent avec saisie du nom pour éviter les erreurs)
Le compte entre en période de grâce (récupération possible)
Après le délai, suppression définitive

Gérer les départs

Quand un collaborateur quitte l'entreprise, procédez dans cet ordre :

Jour du départ

Désactivez le compte (bloque l'accès immédiat)
Changez le mot de passe (sécurité supplémentaire)
Révoquez les sessions actives et mots de passe d'application

Semaines suivantes

Configurez une réponse automatique ("X ne travaille plus ici, contactez Y")
Ou redirigez les emails vers un collègue
Transférez les données importantes

Après quelques mois

Archivez les emails si nécessaire (obligations légales)
Supprimez le compte

Import et export en masse

Import CSV

Pour créer plusieurs utilisateurs à la fois :

Préparez un fichier CSV avec les colonnes requises :
- prenom
- nom
- email
- (optionnel) mot_de_passe
Dans Manager, utilisez "Import" ou "Import en masse"
Uploadez le fichier
Mappez les colonnes si nécessaire
Lancez l'import
Vérifiez les résultats (succès et erreurs)

Export de la liste

Pour exporter la liste des utilisateurs :

Allez dans la liste des utilisateurs
Cliquez sur "Exporter" ou l'icône de téléchargement
Choisissez le format (CSV, Excel)

Utile pour les audits, la documentation, ou la migration vers un autre système.

Bonnes pratiques

Convention de nommage

Adoptez une convention cohérente pour les adresses email :

prenom.nom@entreprise.fr (le plus courant)
p.nom@entreprise.fr (entreprise avec homonymes)
prenom@entreprise.fr (petite structure)

Documentez la convention et appliquez-la systématiquement.

Processus formalisé

Créez des procédures écrites pour :

Création de compte (arrivée)
Modification de compte (changement de poste)
Suppression de compte (départ)

Cela garantit la cohérence même si plusieurs personnes gèrent l'administration.

Revue périodique

Planifiez une revue mensuelle ou trimestrielle :

Comptes inactifs à désactiver/supprimer
Rôles à ajuster
Alias obsolètes à nettoyer

Conclusion

La gestion des utilisateurs dans Infomaniak Manager est intuitive mais mérite une approche structurée. En suivant des procédures claires et en effectuant des revues régulières, vous maintenez un environnement propre et sécurisé.