Associations : pourquoi et comment migrer vers Infomaniak

Les associations font face à un défi constant : accomplir leur mission avec des moyens limités. Les outils numériques représentent souvent un poste de dépense important, d'autant que les grandes plateformes américaines ciblent rarement le secteur associatif avec des offres adaptées. Infomaniak propose une alternative intéressante, avec des outils complets, un hébergement éthique et des conditions avantageuses pour le monde associatif.

Découvrir kSuite pour les associations

Les défis numériques des associations

Gérer une association en 2026 implique de jongler avec de nombreux outils : messagerie pour communiquer avec les adhérents, stockage pour partager les documents du bureau, agenda pour coordonner les bénévoles, visioconférence pour les réunions à distance. Chacun de ces besoins peut être couvert par des solutions gratuites, mais au prix de quels compromis ?

Le piège des solutions "gratuites"

Google Workspace propose une offre gratuite pour les associations (Google for Nonprofits), tout comme Microsoft (Microsoft 365 pour les associations à but non lucratif). Ces offres semblent attractives, mais elles comportent des contreparties souvent méconnues.

D'abord, les données de votre association sont hébergées aux États-Unis, soumises au Cloud Act. Les échanges sur la stratégie de l'association, les informations sur les donateurs, les discussions du conseil d'administration : tout cela peut potentiellement être accessible aux autorités américaines.

Ensuite, ces offres gratuites sont souvent limitées en fonctionnalités ou en support. Lorsque vous rencontrez un problème, vous êtes livré à vous-même face à des FAQ interminables.

Enfin, vous devenez dépendant d'un écosystème fermé. Vos données sont formatées pour ces plateformes et la migration vers une autre solution devient complexe.

La question de l'éthique numérique

Pour de nombreuses associations, les valeurs importent autant que les fonctionnalités. Utiliser les services des GAFAM peut entrer en contradiction avec certains engagements : souveraineté numérique, protection de l'environnement, respect de la vie privée.

Infomaniak apporte des réponses concrètes à ces préoccupations. L'entreprise est indépendante (pas d'actionnaires extérieurs), ses datacenters fonctionnent à 100% d'énergie renouvelable et elle compense 200% de ses émissions carbone. Son modèle économique repose sur des services payants de qualité, pas sur l'exploitation des données.

Ce qu'Infomaniak propose aux associations

Infomaniak n'a pas d'offre gratuite spécifique pour les associations, mais ses tarifs de base sont suffisamment accessibles pour que la question du coût ne soit pas un obstacle.

My kSuite : l'entrée de gamme idéale

My kSuite est une offre individuelle qui inclut une adresse email professionnelle, 15 Go de stockage kDrive, l'accès à kMeet pour la visioconférence et à kChat pour la messagerie instantanée. Le tout pour moins de 5 € par mois.

Pour une petite association avec un seul compte partagé par le bureau, c'est amplement suffisant. Chaque membre peut accéder aux outils via ses propres identifiants, tout en partageant les mêmes ressources.

kSuite Standard : la collaboration avancée

Pour les associations plus structurées, kSuite Standard offre des fonctionnalités de collaboration avancées : chaque utilisateur dispose de sa propre boîte mail, les calendriers sont partagés entre les membres, le stockage kDrive est mutualisé avec gestion fine des droits d'accès.

À 5,87 € par utilisateur et par mois, le coût reste maîtrisé même pour une équipe de plusieurs permanents ou bénévoles actifs.

Les fonctionnalités clés pour les associations

Cas pratiques : comment utiliser Infomaniak au quotidien

Voyons comment les outils Infomaniak s'intègrent dans la vie d'une association au travers de situations concrètes.

Organiser l'assemblée générale

L'AG approche. Vous créez un dossier partagé sur kDrive avec le rapport moral, le rapport financier, les résolutions à voter. Chaque membre du bureau y accède pour relire et commenter. Une fois les documents finalisés, vous les partagez avec les adhérents via un lien public protégé par mot de passe.

Pour les adhérents qui ne peuvent pas se déplacer, vous organisez une participation à distance via kMeet. Ils suivent la réunion en visio et peuvent voter en temps réel via un formulaire partagé.

Coordonner les bénévoles

Votre association organise un événement qui mobilise une vingtaine de bénévoles. Le calendrier partagé permet à chacun de s'inscrire sur les créneaux qui lui conviennent. Un canal kChat dédié à l'événement centralise les échanges et les questions pratiques.

Le jour J, le planning est accessible à tous sur smartphone. Les modifications de dernière minute sont répercutées en temps réel.

Gérer les adhésions et la communication

Les demandes d'adhésion arrivent sur une adresse dédiée (adhesions@association.org). Plusieurs personnes du bureau peuvent traiter ces demandes depuis leurs propres appareils, sans se marcher sur les pieds grâce au système de marquage des emails.

La newsletter mensuelle est rédigée collaborativement dans kDrive. Une fois validée, elle est envoyée depuis la boîte mail de l'association.

Archiver les documents officiels

Statuts, procès-verbaux, récépissés de déclaration : tous ces documents sont conservés dans un dossier kDrive avec des droits restreints. Seul le bureau peut modifier, mais les adhérents peuvent consulter sur demande.

Le versioning de kDrive conserve l'historique des modifications pendant 90 jours, permettant de retrouver une version antérieure si nécessaire.

Migration depuis Google Workspace ou Microsoft 365

Vous utilisez actuellement les offres "nonprofit" de Google ou Microsoft et souhaitez migrer vers Infomaniak ? Le processus est bien balisé.

Préparer la migration

Commencez par inventorier ce que vous utilisez réellement. Certaines associations ont souscrit à Google Workspace mais n'utilisent que Gmail et Drive. D'autres exploitent pleinement les fonctionnalités collaboratives. Cet inventaire détermine l'ampleur de la migration.

Listez également les accès : qui a quels identifiants, qui gère quel aspect. C'est l'occasion de faire le ménage dans les comptes inutilisés.

Transférer les emails

L'outil de migration Infomaniak importe automatiquement les emails depuis Gmail ou Outlook. L'historique complet est transféré, avec les dossiers et sous-dossiers. Comptez quelques heures pour une boîte mail bien remplie.

Pendant la migration, vous conservez l'accès à votre ancienne messagerie. La bascule définitive se fait en modifiant les enregistrements DNS de votre nom de domaine.

Transférer les fichiers

kDrive propose l'import direct depuis Google Drive. Vous sélectionnez les dossiers à transférer et l'outil se charge du reste. La structure des dossiers est préservée, ainsi que les droits de partage (qu'il faudra reconfigurer dans kDrive).

Pour OneDrive/SharePoint, le transfert se fait manuellement via téléchargement puis upload, ou via l'application desktop kDrive qui synchronise les fichiers locaux.

Reconfigurer les appareils

Chaque utilisateur doit reconfigurer ses appareils pour pointer vers les nouveaux serveurs Infomaniak. C'est l'étape la plus chronophage si vous avez de nombreux bénévoles.

Préparez un tutoriel avec captures d'écran pour chaque type d'appareil (iPhone, Android, Outlook, Thunderbird). Proposez une permanence technique pour accompagner ceux qui ne sont pas à l'aise.

Communiquer sur le changement

Prévenez vos adhérents et partenaires du changement. Si vous conservez le même nom de domaine, les adresses email restent identiques et le changement est transparent pour eux. Sinon, configurez des redirections depuis les anciennes adresses.

Budget type pour une association

Combien coûte l'hébergement Infomaniak pour une association ? Voici quelques exemples.

Ces montants sont à mettre en perspective avec le coût d'autres services (assurance, local, communication). Pour la plupart des associations, l'hébergement numérique représente une charge marginale dans le budget global.

Et comparé au coût caché des solutions "gratuites" (dépendance, exploitation des données, support inexistant), l'investissement dans une solution payante de qualité est largement justifié.

Les avantages spécifiques pour les associations

Un hébergement aligné avec vos valeurs

Infomaniak est une entreprise suisse indépendante, sans actionnaires extérieurs à satisfaire. Son engagement écologique est concret : énergie 100% renouvelable, compensation carbone, datacenters refroidis naturellement. Pour une association engagée dans la transition écologique ou la souveraineté numérique, c'est un argument de poids.

Un support réactif et francophone

Contrairement aux géants américains, Infomaniak propose un support téléphonique et par email en français, avec de vraies personnes basées en Suisse. Pour une association sans compétences techniques internes, c'est rassurant.

La maîtrise de vos données

Vos données restent vos données. Infomaniak ne les analyse pas, ne les revend pas, ne les utilise pas pour du ciblage publicitaire. Vous pouvez les exporter à tout moment dans des formats standards.

Conclusion

Les associations méritent des outils numériques de qualité, alignés avec leurs valeurs et adaptés à leurs moyens. Infomaniak coche toutes ces cases : hébergement éthique en Suisse, fonctionnalités complètes, tarifs accessibles, support humain.

La migration depuis Google ou Microsoft demande un peu d'organisation, mais elle est à la portée de toute association motivée. Et le jeu en vaut la chandelle : reprendre le contrôle de vos données, soutenir une entreprise indépendante, montrer l'exemple à vos adhérents.

Essayer kSuite gratuitement 30 jours