Créer des filtres et règles email avancés avec Infomaniak

Vous recevez des dizaines d'emails par jour : newsletters, notifications, messages de clients, alertes automatiques. Sans organisation, votre boîte de réception devient vite ingérable. Les filtres email permettent d'automatiser le tri et de vous concentrer sur l'essentiel. Voici comment les configurer avec Infomaniak.

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Qu'est-ce qu'un filtre email ?

Un filtre email est une règle qui s'applique automatiquement aux messages entrants (et parfois sortants). Quand un email correspond aux critères du filtre, une ou plusieurs actions sont exécutées automatiquement.

Exemples d'utilisation :

Déplacer les newsletters dans un dossier dédié
Marquer comme importants les emails de certains expéditeurs
Transférer automatiquement les emails d'un client à un collaborateur
Supprimer les notifications automatiques sans importance
Répondre automatiquement pendant les vacances

Accéder aux filtres dans le webmail

Les filtres se configurent dans le webmail Infomaniak, accessible à mail.infomaniak.com.

Se connecter au webmail

Rendez-vous sur mail.infomaniak.com et connectez-vous avec vos identifiants.

Accéder aux paramètres

Cliquez sur l'icône Paramètres (engrenage) en bas à gauche de l'interface.

Ouvrir les filtres

Dans le menu de gauche, cliquez sur Filtres. Vous voyez la liste des filtres existants et pouvez en créer de nouveaux.

Créer un filtre basique

Commençons par un exemple simple : déplacer automatiquement les newsletters dans un dossier.

Créer un nouveau filtre

Cliquez sur + Créer ou l'icône d'ajout.

Nommer le filtre

Donnez un nom explicite : "Newsletters vers dossier Newsletters".

Définir les conditions

Choisissez les critères de correspondance :

Champ : De (From)
Opérateur : contient
Valeur : newsletter@ ou un domaine spécifique

Définir l'action

Choisissez ce qui se passe quand le filtre correspond :

Action : Déplacer vers
Destination : Newsletters (créez le dossier avant si nécessaire)

Enregistrer

Cliquez sur Enregistrer. Le filtre est actif immédiatement pour les nouveaux emails.

Conditions disponibles

Les filtres Infomaniak peuvent tester plusieurs champs de l'email :

Champ	Description	Exemple d'utilisation
De (From)	Adresse de l'expéditeur	Filtrer par expéditeur connu
À (To)	Adresse du destinataire	Filtrer les emails à une adresse spécifique
Cc	Destinataires en copie	Détecter quand vous êtes en copie
Objet (Subject)	Objet de l'email	Filtrer par mots-clés dans l'objet
Taille	Taille du message	Traiter différemment les gros emails
En-têtes personnalisés	Tout en-tête SMTP	Filtres avancés (listes de diffusion, etc.)

Opérateurs de comparaison

Pour chaque champ, vous pouvez utiliser différents opérateurs :

contient – Le champ contient la chaîne recherchée
ne contient pas – L'inverse
est égal à – Correspondance exacte
commence par – Le champ commence par la chaîne
se termine par – Le champ se termine par la chaîne
correspond à l'expression – Pour les regex (avancé)

Actions disponibles

Quand un email correspond au filtre, plusieurs actions sont possibles :

Déplacer vers – Classe l'email dans un dossier spécifique
Copier vers – Garde une copie dans un autre dossier
Marquer comme lu – Utile pour les notifications automatiques
Ajouter un drapeau – Marque l'email comme important
Supprimer – Envoie directement à la corbeille
Transférer à – Redirige vers une autre adresse
Répondre avec – Envoie une réponse automatique
Arrêter le traitement – Ne pas appliquer les filtres suivants

Exemples de filtres utiles

Trier les emails par client

Si vous travaillez avec plusieurs clients, créez un dossier par client et des filtres pour les trier automatiquement :

Condition : De contient "@client-a.com"
Action : Déplacer vers "Clients/Client A"

Répétez pour chaque client. Vos emails entrants seront automatiquement classés.

Isoler les notifications automatiques

Les notifications de services (GitHub, Trello, Slack, etc.) polluent la boîte de réception :

Condition : De contient "notifications@" OU "noreply@" OU "no-reply@"
Actions : Déplacer vers "Notifications" ET Marquer comme lu

Vous pouvez consulter ce dossier quand vous avez le temps, sans être interrompu.

Prioriser les emails de la direction

Condition : De contient "direction@entreprise.com" OU De est égal à "pdg@entreprise.com"
Action : Ajouter un drapeau "Important"

Transférer les demandes de devis

Condition : Objet contient "devis" OU Objet contient "tarif"
Action : Transférer à "commercial@entreprise.com"

Combiner les conditions

Vous pouvez combiner plusieurs conditions avec ET (toutes doivent correspondre) ou OU (au moins une doit correspondre). Par exemple : "De contient @fournisseur.com" ET "Objet contient facture" pour isoler les factures d'un fournisseur spécifique.

Réponse automatique de vacances

Pour les réponses automatiques (out of office), créez un filtre spécial :

Condition : Tous les messages entrants (ou certains expéditeurs)
Action : Répondre avec "Je suis absent du bureau jusqu'au [date]. Pour les urgences, contactez [collègue]."

N'oubliez pas de désactiver ce filtre à votre retour !

Ordre des filtres

Les filtres s'exécutent dans l'ordre où ils sont listés. C'est important car :

Un email peut correspondre à plusieurs filtres
L'action "Arrêter le traitement" stoppe l'exécution des filtres suivants

Placez les filtres les plus spécifiques en premier, les plus généraux en dernier. Par exemple :

Filtre "PDG" (très spécifique) → Drapeau important
Filtre "Direction" (moins spécifique) → Dossier Direction
Filtre "Newsletters" (général) → Dossier Newsletters

Vous pouvez réorganiser les filtres par glisser-déposer dans l'interface.

Filtres côté serveur vs client

Les filtres créés dans le webmail Infomaniak sont des filtres côté serveur (Sieve). Ils s'appliquent avant que l'email n'arrive sur vos appareils, ce qui offre plusieurs avantages :

Fonctionnent même si votre ordinateur est éteint
S'appliquent à tous vos appareils (le tri est déjà fait)
Plus fiables car exécutés par le serveur

Les filtres créés dans Outlook ou Thunderbird sont des filtres côté client. Ils ne s'appliquent que quand l'application est ouverte et uniquement sur cet appareil.

Recommandation : privilégiez les filtres côté serveur (webmail) pour les tris importants.

Bonnes pratiques

Commencez petit

Ne créez pas 50 filtres d'un coup. Commencez par 2-3 filtres pour les cas les plus évidents, puis ajoutez progressivement selon vos besoins.

Testez avant de déployer

Pour tester un filtre, utilisez l'action "Copier vers" plutôt que "Déplacer vers" au début. Vous verrez les emails copiés sans risquer de perdre quelque chose.

Évitez les filtres trop larges

Un filtre "Objet contient RE:" touchera tous les emails de réponse. Soyez précis dans vos critères pour éviter les effets de bord.

Documentez vos filtres

Utilisez des noms explicites. "Filtre 1" ne vous dira rien dans 6 mois. "Newsletters → Dossier Newsletters" est immédiatement compréhensible.

Révisez régulièrement

Vos besoins évoluent. Revoyez vos filtres tous les trimestres : désactivez ceux qui ne servent plus, ajustez les critères si nécessaire.

Dépannage

Le filtre ne s'applique pas

Vérifiez que le filtre est activé (case cochée)
Vérifiez les critères : l'email correspond-il vraiment ?
Vérifiez l'ordre des filtres : un filtre précédent avec "Arrêter le traitement" peut bloquer
Les filtres ne s'appliquent pas aux emails déjà reçus, seulement aux nouveaux

Trop d'emails filtrés par erreur

Vos critères sont trop larges. Affinez-les en combinant plusieurs conditions avec ET.

Les emails ne vont pas dans le bon dossier

Vérifiez que le dossier cible existe encore. Si vous l'avez renommé ou supprimé, le filtre peut échouer silencieusement.

Conclusion

Les filtres email sont un outil puissant pour reprendre le contrôle de votre boîte de réception. En automatisant le tri, vous réduisez le bruit et pouvez vous concentrer sur les messages qui comptent vraiment.

Commencez par quelques filtres simples et étendez progressivement. Avec le temps, vous développerez un système de tri personnalisé qui vous fera gagner des heures chaque semaine.