10 fonctionnalités cachées de kDrive que vous devez connaître

Vous utilisez kDrive pour stocker vos fichiers, les partager, peut-être collaborer sur des documents. Mais connaissez-vous vraiment toutes ses capacités ? Voici 10 fonctionnalités souvent méconnues qui peuvent transformer votre façon de travailler.

Essayer kDrive

1. Versioning : récupérez n'importe quelle version passée

Vous avez supprimé un paragraphe important hier ? Le versioning de kDrive conserve l'historique de vos fichiers pendant 90 jours (selon votre offre).

Comment l'utiliser :

1. Cliquez droit sur un fichier
2. Sélectionnez "Versions"
3. Parcourez l'historique et prévisualisez chaque version
4. Restaurez la version souhaitée ou téléchargez-la

Cette fonctionnalité vous sauve la mise quand quelqu'un écrase un fichier par erreur ou quand vous regrettez des modifications.

2. Commentaires sur les fichiers

Vous pouvez ajouter des commentaires sur n'importe quel fichier kDrive, même les PDF ou les images. C'est idéal pour laisser des instructions à un collègue ou noter des informations contextuelles.

Comment l'utiliser :

1. Ouvrez le panneau d'informations d'un fichier (icône "i")
2. Descendez jusqu'à la section "Commentaires"
3. Ajoutez votre commentaire

Les commentaires sont visibles par tous ceux qui ont accès au fichier. Vous pouvez mentionner des personnes avec @nom pour les notifier.

3. Dossiers de dépôt (Drop Box)

Vous devez recevoir des fichiers de personnes externes (candidatures, documents clients, contributions) ? Les dossiers de dépôt permettent à n'importe qui de déposer des fichiers sans voir le contenu de votre kDrive.

Comment créer un dossier de dépôt :

1. Créez un dossier dans kDrive
2. Cliquez droit → "Gérer les accès"
3. Activez "Lien de dépôt"
4. Configurez les options (mot de passe, expiration, notification)
5. Partagez le lien

Les personnes qui utilisent le lien peuvent déposer des fichiers mais ne voient pas ce que d'autres ont déposé. Vous êtes notifié à chaque nouveau dépôt.

4. Recherche avancée avec filtres

La barre de recherche kDrive est plus puissante qu'elle n'en a l'air. Vous pouvez utiliser des filtres pour affiner vos recherches :

• type:pdf – Rechercher uniquement les PDF
• type:image – Toutes les images
• modified:today – Fichiers modifiés aujourd'hui
• modified:week – Cette semaine
• from:jean – Fichiers partagés par Jean

Combinez les filtres : type:pdf modified:month budget trouvera les PDF contenant "budget" modifiés ce mois-ci.

5. Raccourcis clavier

Les utilisateurs avancés apprécieront les raccourcis clavier de l'interface web :

Appuyez sur ? pour afficher la liste complète des raccourcis.

6. Partage avec date d'expiration et limite de téléchargements

Quand vous partagez un fichier via un lien public, vous pouvez définir :

• Une date d'expiration : le lien devient inactif après cette date
• Un mot de passe : protection supplémentaire
• Une limite de téléchargements : le fichier ne peut être téléchargé que X fois

Ces options sont accessibles lors de la création du lien de partage. Utilisez-les systématiquement pour les documents sensibles.

7. Aperçu des fichiers sans téléchargement

kDrive génère des aperçus pour de nombreux types de fichiers, même ceux que vous ne pouvez pas éditer en ligne :

• PDF, documents Office
• Images (JPG, PNG, GIF, RAW...)
• Vidéos (lecture en streaming)
• Fichiers audio
• Fichiers texte, code source

Cliquez simplement sur un fichier pour l'ouvrir en aperçu. Naviguez entre les fichiers avec les flèches. Pas besoin de télécharger pour vérifier rapidement un contenu.

8. Intégration avec OnlyOffice

kDrive inclut une suite bureautique complète via OnlyOffice. Vous pouvez créer et éditer :

• Documents texte (.docx)
• Tableurs (.xlsx)
• Présentations (.pptx)

L'édition est collaborative en temps réel. Plusieurs personnes peuvent travailler sur le même document simultanément, avec curseurs de couleurs différentes et historique des modifications.

Astuce : Pour créer un nouveau document, cliquez sur "+ Nouveau" puis choisissez le type. Le fichier est créé directement dans kDrive.

9. Synchronisation sélective sur desktop

L'application desktop kDrive peut synchroniser tout votre kDrive ou seulement certains dossiers. C'est essentiel si vous avez beaucoup de fichiers mais un disque SSD limité.

Comment configurer :

1. Ouvrez les préférences de l'app kDrive
2. Allez dans "Synchronisation"
3. Décochez les dossiers que vous ne voulez pas synchroniser localement

Les fichiers non synchronisés restent accessibles via le web ou l'app mobile. Vous pouvez activer/désactiver la synchronisation d'un dossier à tout moment.

10. Activité et notifications

Suivez ce qui se passe dans votre kDrive grâce au flux d'activité :

• Qui a modifié quel fichier
• Nouveaux fichiers ajoutés
• Fichiers supprimés
• Partages créés ou modifiés

Accédez au flux d'activité via l'icône cloche ou le panneau latéral. Vous pouvez filtrer par type d'événement ou par dossier.

Configurez les notifications pour être alerté des modifications importantes : email, notification push sur mobile, ou les deux.

Bonus : astuces d'organisation

Utilisez les couleurs de dossiers

Vous pouvez attribuer une couleur à chaque dossier pour les repérer visuellement. Clic droit → Modifier → choisissez une couleur. Utile pour distinguer projets en cours, archives, personnels, etc.

Créez des favoris

Les fichiers et dossiers que vous utilisez souvent peuvent être ajoutés aux favoris. Ils apparaîtront dans la section "Favoris" de la barre latérale pour un accès rapide.

Utilisez les tags

Ajoutez des tags à vos fichiers pour les retrouver plus facilement. Un même fichier peut avoir plusieurs tags. Filtrez ensuite par tag dans la recherche.

Conclusion

kDrive est bien plus qu'un simple stockage de fichiers. Versioning, collaboration en temps réel, dossiers de dépôt, recherche avancée : ces fonctionnalités transforment kDrive en véritable plateforme de productivité.

Prenez le temps d'explorer ces options. Une fois maîtrisées, elles vous feront gagner un temps précieux au quotidien.

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