Fallstudie: Ein KMU mit 50 Mitarbeitern verlässt Microsoft 365

Métallerie Durand (Name geändert) ist ein Industrie-KMU mit 50 Mitarbeitern im Großraum Lyon. Nach 8 Jahren mit Microsoft 365 entschied sich das Unternehmen, zu Infomaniaks kSuite zu wechseln. Ein Rückblick auf dieses in 3 Wochen abgeschlossene Migrationsprojekt.

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Der Kontext

Métallerie Durand fertigt individuelle Metallkonstruktionen für die Bauindustrie. Das Unternehmen beschäftigt 50 Personen: Geschäftsführung, Konstruktionsbüro, Vertriebsabteilung, Buchhaltung und Produktionswerkstatt. Die IT wird von einem Teilzeit-IT-Leiter betreut, unterstützt durch einen externen Dienstleister für spezifische Projekte.

Die Ausgangsumgebung

Das Unternehmen nutzte seit 2018 Microsoft 365 Business Standard:

50 Exchange Online-Postfächer
OneDrive für persönliche Ablage
SharePoint für gemeinsame Dokumente (~200 GB)
Teams für interne Kommunikation
Outlook Desktop auf allen Windows-Arbeitsplätzen

Monatliche Rechnung: ca. 560 € netto/Monat (11,20 €/Nutzer), also knapp 6.700 € pro Jahr.

Gründe für den Wechsel

Stetig steigende Kosten

Microsoft erhöhte die Preise mehrfach. Zudem benötigte das Unternehmen Funktionen, die nur in höheren Tarifstufen verfügbar sind (E-Mail-Archivierung, erweiterte Sicherheit). Die Rechnung drohte weiter zu steigen.

Bedenken zur Datensouveränität

Ein wichtiger Kunde aus dem Verteidigungssektor forderte Métallerie Durand auf, nachzuweisen, wo die ausgetauschten Daten gehostet werden. Es war unmöglich zu garantieren, dass E-Mails und Dokumente nicht über amerikanische Server laufen.

„Unser Kunde hat uns mit der Realität konfrontiert: Unsere Daten lagen in den USA und waren potenziell für amerikanische Behörden zugänglich. Für technische Pläne sensibler Konstruktionen war das problematisch."

— Geschäftsführer

Wachsende Komplexität

Die Microsoft 365-Oberfläche war über die Jahre immer komplexer geworden. Nutzer verloren sich zwischen Teams, SharePoint und OneDrive. Der IT-Leiter verbrachte viel Zeit mit der Beantwortung grundlegender Fragen.

Die Wahl von Infomaniak

Nach der Evaluierung mehrerer Alternativen (Google Workspace, Open-Source-Lösungen) entschied sich das Unternehmen aus mehreren Gründen für Infomaniaks kSuite:

Schweizer Hosting – Eine klare Antwort auf die Anforderungen des Verteidigungskunden
Vollständige Suite – E-Mail, Speicher, Videokonferenz, Instant Messaging inklusive
Attraktive Preise – 5,87 €/Nutzer/Monat, also ~294 €/Monat für 50 Nutzer
Deutschsprachiger Support – Direkter Zugang zu echten Ansprechpartnern bei Problemen
Outlook-Kompatibilität – Nutzer konnten ihren vertrauten E-Mail-Client behalten

Der Migrationsprozess

Woche 1: Vorbereitung

Das InfoSwitch-Team führte eine vollständige Bestandsaufnahme durch:

Inventarisierung aller 50 Postfächer und deren Größen (von 500 MB bis 15 GB)
Kartierung der SharePoint-Ordner und Zugriffsrechte
Identifizierung von Schlüsselnutzern und ihren spezifischen Bedürfnissen
Überprüfung von Abhängigkeiten (Unternehmenssoftware, Integrationen)

kSuite-Konten wurden erstellt und die kDrive-Ordnerstruktur als Spiegelung von SharePoint vorbereitet.

Woche 2: Datenmigration

Die Migration erfolgte in zwei Phasen:

E-Mails: Automatisierte IMAP-Migration über das Wochenende. Alle historischen E-Mails (bis zu 5 Jahre zurück) wurden übertragen. Dauer: 48 Stunden für alle Postfächer.

Dateien: Übertragung von 200 GB von SharePoint nach kDrive über das Migrationstool. Zugriffsrechte wurden in kDrive neu konfiguriert.

In dieser Zeit arbeiteten die Nutzer weiterhin mit Microsoft 365. Beide Systeme koexistierten.

Woche 3: Umschaltung und Schulung

Montag: DNS-Einträge geändert (MX). Neue E-Mails kommen jetzt bei Infomaniak an. Outlook auf allen Arbeitsplätzen per Skript automatisch neu konfiguriert.

Dienstag–Mittwoch: Nutzerschulungen in kleinen Gruppen. Einführung in Webmail, kDrive und kChat. Schwerpunkt auf Unterschieden zur vorherigen Umgebung.

Donnerstag–Freitag: Intensiver Support für Sonderfälle. Behebung verbleibender Probleme.

Ergebnis

Null Dienstunterbrechung. Nutzer empfingen ihre E-Mails durchgehend. Am Montagmorgen der Umschaltung bemerkten nur die aufmerksamsten Nutzer, dass sich etwas verändert hatte.

Aufgetretene Herausforderungen

Widerstand gegen Veränderungen

Einige Nutzer waren an Teams und bestimmte Microsoft-Funktionen gewöhnt. Es war notwendig, die Alternativen zu erklären (kChat ersetzt Teams, kMeet ersetzt Teams-Meetings) und die widerstrebendsten Nutzer individuell zu begleiten.

Komplexe gemeinsame Kalender

Das Konstruktionsbüro hatte gemeinsame Kalender mit komplexen Delegierungsregeln. Die Neukonfiguration auf CalDAV erforderte besondere Sorgfalt, um dieselben Berechtigungen abzubilden.

Integration mit Unternehmenssoftware

Die Unternehmensverwaltungssoftware (branchenspezifisches ERP) versandte E-Mails über Exchange. Sie musste für den SMTP-Versand über Infomaniak-Server neu konfiguriert werden. Ein technischer Eingriff, aber ohne größere Schwierigkeiten.

Ergebnisse nach 6 Monaten

Kosteneinsparungen

Posten	Vorher (Microsoft 365)	Nachher (kSuite)
Monatliches Abonnement	560 €/Monat	294 €/Monat
Jahreskosten	6.720 €	3.528 €
Jährliche Einsparung	3.192 € (47 %)

Nutzerzufriedenheit

Eine interne Umfrage 3 Monate nach der Migration ergab:

82 % der Nutzer finden das neue System genauso gut oder besser als das alte
Hauptvorteile: Einfachheit der Oberfläche, Geschwindigkeit des Webmails
Nachteile: einige fehlende Teams-Funktionen (Reaktionen, Thread-Diskussionen)

Erfüllung der Kundenanforderungen

Der Verteidigungskunde bestätigte das Schweizer Hosting. Der Vertrag wurde problemlos verlängert, mit erweitertem Umfang.

„Die Migration ermöglichte es uns, eine Kundenanforderung zu erfüllen und gleichzeitig Geld zu sparen. Es ist selten, beides auf einmal erreichen zu können."

— IT-Leiter

Gewonnene Erkenntnisse

Was gut funktioniert hat

Wochenend-Migration ohne Auswirkungen auf den Geschäftsbetrieb
Beibehaltung von Outlook – reduzierte die wahrgenommene Veränderung
Schulungen in kleinen Gruppen, angepasst an Nutzerprofile
Vorübergehende Koexistenz beider Systeme während der Datenmigration

Was wir anders machen würden

Frühzeitiger über das Projekt kommunizieren (Nutzer wurden 2 Wochen vorher informiert – etwas knapp)
Teams-„Power-User" früher identifizieren für gezielte Begleitung
Schriftliche FAQ für wiederkehrende Fragen nach der Migration vorbereiten

Fazit

Die Migration von Microsoft 365 zu kSuite war für Métallerie Durand ein Erfolg. Das Unternehmen erreichte seine Ziele: Kostenreduktion, Erfüllung der Kundenanforderungen und eine vereinfachte Umgebung.

Das Projekt erforderte 3 Wochen tatsächlicher Arbeit mit professioneller Begleitung zur Absicherung der technischen Vorgänge. Sechs Monate später bereut das Unternehmen die Entscheidung nicht.

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