Métallerie Durand (nom modifié) est une PME industrielle de 50 salariés basée en région lyonnaise. Après 8 ans sur Microsoft 365, l'entreprise a fait le choix de migrer vers kSuite d'Infomaniak. Retour sur ce projet de migration mené en 3 semaines.
Le contexte
Métallerie Durand fabrique des structures métalliques sur mesure pour le BTP. L'entreprise emploie 50 personnes : équipe de direction, bureau d'études, service commercial, comptabilité, atelier de production. L'informatique est gérée par un responsable IT à temps partiel, épaulé par un prestataire externe pour les projets spécifiques.
L'environnement initial
L'entreprise utilisait Microsoft 365 Business Standard depuis 2018 :
- 50 boîtes mail Exchange Online
- OneDrive pour le stockage personnel
- SharePoint pour les documents partagés (~200 Go)
- Teams pour la messagerie interne
- Outlook desktop sur tous les postes Windows
Facture mensuelle : environ 560 € HT/mois (11,20 €/utilisateur), soit près de 6 700 € par an.
Les raisons du changement
Des coûts en hausse constante
Microsoft a augmenté ses tarifs à plusieurs reprises. De plus, l'entreprise avait besoin de fonctionnalités disponibles uniquement dans les offres supérieures (archivage email, sécurité avancée). La facture risquait de grimper encore.
Des inquiétudes sur la souveraineté
Un client important dans le secteur de la défense a demandé à Métallerie Durand de justifier où étaient hébergées les données échangées. Impossible de garantir que les emails et documents ne transitaient pas par des serveurs américains.
« Notre client nous a mis face à la réalité : nos données étaient aux États-Unis, accessibles potentiellement aux autorités américaines. Pour des plans techniques de structures sensibles, c'était problématique. »
Une complexité croissante
L'interface Microsoft 365 s'est complexifiée au fil des années. Les utilisateurs se perdaient entre Teams, SharePoint, OneDrive. Le responsable IT passait beaucoup de temps à répondre à des questions basiques.
Le choix d'Infomaniak
Après avoir étudié plusieurs alternatives (Google Workspace, solutions open source), l'entreprise a retenu kSuite d'Infomaniak pour plusieurs raisons :
- Hébergement suisse – Réponse claire à la demande du client défense
- Suite complète – Email, stockage, visio, messagerie instantanée inclus
- Prix attractif – 5,87 €/utilisateur/mois, soit ~294 €/mois pour 50 utilisateurs
- Support francophone – Accès direct à des humains en cas de problème
- Compatibilité Outlook – Les utilisateurs pouvaient conserver leur client mail familier
Le déroulement de la migration
Semaine 1 : Préparation
L'équipe InfoSwitch a réalisé un audit complet :
- Inventaire des 50 boîtes mail et de leur volume (de 500 Mo à 15 Go)
- Cartographie des dossiers SharePoint et des droits d'accès
- Identification des utilisateurs clés et de leurs besoins spécifiques
- Vérification des dépendances (logiciels métier, intégrations)
Les comptes kSuite ont été créés et la structure de dossiers kDrive préparée à l'identique de SharePoint.
Semaine 2 : Migration des données
La migration s'est faite en deux temps :
Emails : Migration IMAP automatisée pendant le week-end. Tous les emails historiques (jusqu'à 5 ans en arrière) ont été transférés. Durée : 48 heures pour l'ensemble des boîtes.
Fichiers : Transfert des 200 Go de SharePoint vers kDrive via l'outil de migration. Les droits d'accès ont été reconfigurés dans kDrive.
Pendant cette période, les utilisateurs continuaient à travailler sur Microsoft 365. Les deux systèmes coexistaient.
Semaine 3 : Bascule et formation
Lundi : Changement des enregistrements DNS (MX). Les nouveaux emails arrivent sur Infomaniak. Reconfiguration d'Outlook sur tous les postes (opération automatisée par script).
Mardi-Mercredi : Formation des utilisateurs par petits groupes. Présentation du webmail, de kDrive, de kChat. Focus sur les différences avec l'ancien environnement.
Jeudi-Vendredi : Support intensif pour les cas particuliers. Résolution des derniers points de blocage.
Résultat
Aucune interruption de service. Les utilisateurs ont reçu leurs emails en continu. Le lundi matin de la bascule, seuls les plus attentifs ont remarqué que quelque chose avait changé.
Les défis rencontrés
La résistance au changement
Quelques utilisateurs étaient attachés à Teams et à certaines fonctionnalités Microsoft. Il a fallu expliquer les alternatives (kChat remplace Teams, kMeet remplace les réunions Teams) et accompagner individuellement les plus réticents.
Les calendriers partagés complexes
Le bureau d'études avait des calendriers partagés avec des règles de délégation complexes. La reconfiguration en CalDAV a demandé une attention particulière pour reproduire les mêmes droits.
L'intégration avec le logiciel de gestion
Le logiciel de gestion (ERP métier) envoyait des emails via Exchange. Il a fallu reconfigurer l'envoi SMTP pour utiliser les serveurs Infomaniak. Opération technique mais sans difficulté majeure.
Les résultats 6 mois après
Économies réalisées
| Poste | Avant (Microsoft 365) | Après (kSuite) |
|---|---|---|
| Abonnement mensuel | 560 €/mois | 294 €/mois |
| Coût annuel | 6 720 € | 3 528 € |
| Économie annuelle | 3 192 € (47%) | |
Satisfaction des utilisateurs
Un sondage interne 3 mois après la migration a montré :
- 82% des utilisateurs trouvent le nouveau système aussi bien ou mieux que l'ancien
- Les principaux points positifs : simplicité de l'interface, rapidité du webmail
- Les points négatifs : quelques fonctionnalités Teams manquantes (réactions, fils de discussion)
Réponse aux exigences client
Le client défense a validé l'hébergement suisse. Le contrat a été renouvelé sans difficulté, avec même une extension du périmètre.
« La migration nous a permis de répondre à une exigence client tout en faisant des économies. C'est rare de pouvoir cocher les deux cases. »
Leçons apprises
Ce qui a bien fonctionné
- La migration le week-end, sans impact sur l'activité
- La conservation d'Outlook, réduisant le changement perçu
- Les formations par petits groupes, adaptées aux profils
- La coexistence temporaire des deux systèmes pendant la migration des données
Ce qu'on ferait différemment
- Communiquer plus en amont sur le projet (les utilisateurs ont été prévenus 2 semaines avant, c'était un peu court)
- Identifier les "power users" Teams plus tôt pour les accompagner spécifiquement
- Prévoir une FAQ écrite pour les questions récurrentes post-migration
Conclusion
La migration de Microsoft 365 vers kSuite a été un succès pour Métallerie Durand. L'entreprise a atteint ses objectifs : réduction des coûts, conformité aux exigences client, simplification de l'environnement.
Le projet a demandé 3 semaines de travail effectif, avec un accompagnement professionnel pour sécuriser les opérations techniques. Six mois après, l'entreprise ne regrette pas son choix.
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