Öko-Lokal Aktiv (Name geändert) ist ein Umweltverein, der die ökologische Transformation fördert. Sechs Jahre lang nutzte er Google Workspace Nonprofits, das kostenlose Angebot für gemeinnützige Organisationen. 2025 entschied er sich zur Migration zu kSuite. Warum und wie – das erfahren Sie hier.
Der Kontext
Öko-Lokal Aktiv wurde 2017 gegründet. Der Verein hat heute 200 Mitglieder, ein Team von 20 aktiven Ehrenamtlichen und 2 Teilzeitmitarbeiter. Er organisiert Workshops, Konferenzen und Sensibilisierungskampagnen in Schulen und Unternehmen.
Von Anfang an nutzte der Verein Google Workspace Nonprofits: 15 E-Mail-Adressen, Google Drive für gemeinsame Dokumente, Google Meet für Remote-Meetings, Google Kalender zur Koordination der Ehrenamtlichen.
Das Konsistenzproblem
2024 warf eine Diskussion auf der Jahreshauptversammlung einen Widerspruch auf.
„Wir sprechen über digitale Sparsamkeit, Datensouveränität, den Umwelteinfluss der Cloud... und nutzen Google. Das ist ein Konsistenzproblem."
Diese Bemerkung eröffnete eine Debatte im Vorstand. Mehrere Fragen kamen auf:
- Wo werden die Daten des Vereins tatsächlich gehostet?
- Wie groß ist Googles CO2-Fußabdruck?
- Können wir für Unabhängigkeit von Konzernen eintreten und dabei selbst von Google abhängen?
- Was passiert, wenn Google die Bedingungen seines kostenlosen Angebots ändert?
Alternativen bewerten
Der Vorstand beauftragte eine Arbeitsgruppe mit der Bewertung von Alternativen. Drei Optionen wurden untersucht:
Option 1: Bei Google bleiben
Der Status quo. Kostenlos, funktional, aber im Widerspruch zu den Werten des Vereins.
Option 2: Selbst-Hosting (Nextcloud)
Open-Source-Lösung, totale Kontrolle. Erfordert jedoch technische Kenntnisse, Wartungszeit und einen Server. Der Verein verfügt nicht über die personellen Ressourcen dafür.
Option 3: Infomaniak kSuite
Schweizer Hosting, 100 % erneuerbare Energie, CO2-Kompensation. Kostenpflichtig (~60 €/Monat für 10 Nutzer), aber für den Verein erschwinglich.
Der Vorstand stimmte für Option 3. Die Kosten waren akzeptabel angesichts der wiedergewonnenen Konsistenz.
Die entscheidenden Kriterien
Infomaniaks Umweltverpflichtung
Für einen Umweltverein war das das wichtigste Kriterium. Infomaniak erfüllt alle Bedingungen:
- Rechenzentren zu 100 % mit Schweizer Wasserkraft betrieben
- 200 % CO2-Emissionskompensation
- Natürliche Kühlung (Alpenluft)
- Verlängerte Hardware-Lebensdauer
Google verpflichtet sich ebenfalls zu erneuerbaren Energien, aber auf globaler Ebene und mit weniger Transparenz bei Kompensationen.
Unabhängigkeit von Big Tech
Der Verein setzt sich für digitale Sparsamkeit und Alternativen zu Tech-Giganten ein. Die Nutzung ihrer Tools war ein sichtbarer Widerspruch.
Langfristige Sicherheit
Google Nonprofits ist heute kostenlos, aber Google kann die Bedingungen jederzeit ändern. Der Verein zahlt lieber einen bekannten und stabilen Preis, als von einem kostenlosen Angebot abhängig zu sein, das verschwinden könnte.
Die Migration in der Praxis
Die Migration wurde von Ehrenamtlichen der Arbeitsgruppe durchgeführt, mit gelegentlicher Hilfe von InfoSwitch für technische Aspekte.
Schritt 1: Kontoerstellung
Erstellung der 10 benötigten kSuite-Konten (die 15 Google-Adressen enthielten inaktiv gewordene Konten). Konfiguration der kDrive-Ordnerstruktur.
Schritt 2: Schulung vor der Migration
Vor der Migration eine Präsentationssitzung der neuen Tools für aktive Ehrenamtliche. Erklärung der Unterschiede und neuer Gewohnheiten.
Schritt 3: Dateimigration
Export von Google Drive (ca. 200 GB), Import in kDrive. Der Vorgang wurde für die größten Ordner (Fotos, Veranstaltungsvideos) in Etappen durchgeführt.
Schritt 4: E-Mail-Migration
IMAP-Migration der wichtigsten Postfächer (Vorstand, Mitarbeiter). Weniger aktive Postfächer wurden archiviert.
Schritt 5: DNS-Umschaltung
MX-Einträge wurden geändert, um auf Infomaniak zu verweisen. Neue E-Mails kommen nun auf kSuite an.
Gesamtdauer
3 Wochen von Anfang bis Ende, mit ca. 20 Stunden ehrenamtlicher Arbeit auf mehrere Personen verteilt.
Aufgetretene Herausforderungen
Einarbeitung weniger technikaffiner Ehrenamtlicher
Einige ältere Ehrenamtliche hatten Gmail jahrelang genutzt. Der Interface-Wechsel erforderte eine Eingewöhnungszeit. Video-Tutorials und eine interne Hotline halfen.
Dokumentenfreigabe
Ehrenamtliche nutzten Google Docs intensiv für die Zusammenarbeit. OnlyOffice in kDrive funktioniert anders. Einige Gewohnheiten mussten neu erlernt werden.
Öffentliche Freigabegewohnheiten
Der Verein teilte häufig öffentliche Google Drive-Links (Bildungsressourcen). Diese Links wurden nach der Migration inaktiv. Neue Links mussten aus kDrive erstellt und die Website musste aktualisiert werden.
6 Monate später: Das Fazit
Zufriedenheit der Ehrenamtlichen
Eine interne Umfrage ergab, dass 85 % der Ehrenamtlichen zufrieden oder sehr zufrieden sind. Das wichtigste positive Feedback:
- Stolz auf die wiedergewonnene Konsistenz
- Angenehme Webmail-Oberfläche
- kMeet funktioniert gut für Meetings
Das negative Feedback:
- Gelegentliche Fehler mit OnlyOffice
- Weniger Drittanbieter-Integrationen als bei Google
Finanzielle Auswirkungen
Der Wechsel von kostenlos zu kostenpflichtig (~720 €/Jahr) wurde aus dem Kommunikationsbudget getragen, als Investition in Konsistenz betrachtet. Mehrere Mitglieder lobten den Verein sogar für diese Entscheidung.
Das Bildungsargument
Der Verein nutzt seine eigene Migration nun als Beispiel in seinen Sensibilisierungsworkshops. „Wenn wir es konnten, können Sie es auch" ist zu einem wiederkehrenden Argument geworden.
„Früher, wenn wir über Alternativen zu Big Tech sprachen, fragten die Leute uns, was wir selbst verwenden. Wir haben uns geschämt. Jetzt können wir stolz antworten."
Ratschläge für gemeinnützige Vereine
Hier sind die Ratschläge von Öko-Lokal Aktiv für Vereine, die einen ähnlichen Schritt in Betracht ziehen.
Die Kosten akzeptieren
Googles kostenloses Angebot hat versteckte Kosten: Ihre Daten, Ihre Abhängigkeit, Ihre Konsistenz. Ein Infomaniak-Abonnement ist eine Investition in Ihre Werte.
Ehrenamtliche einbeziehen
Die Migration zu einem kollektiven Projekt machen, nicht zu einer aufgezwungenen Entscheidung. Ehrenamtliche, die an der Reflexion teilnehmen, akzeptieren den Wandel eher.
Vor dem Wechsel schulen
Eine Schulungssitzung vor der Migration reduziert die Schwierigkeiten nach der Migration erheblich.
Eine Übergangszeit einplanen
Den Google-Zugang einige Wochen nach der Migration behalten, um alles Verpasste zu retten.
Fazit
Für Öko-Lokal Aktiv war der Abschied von Google Workspace eine Frage der Konsistenz. Der Verein konnte nicht für digitale Sparsamkeit und Unabhängigkeit von Konzernen eintreten und gleichzeitig deren Tools verwenden.
Die Migration erforderte Einsatz, aber sechs Monate später sind die Ergebnisse sehr positiv. Der Verein hat eine Konsistenz zurückgewonnen, die seine Glaubwürdigkeit bei Mitgliedern und Partnern stärkt.
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