Éco-Actions Locales (nom modifié) est une association environnementale qui sensibilise à la transition écologique. Pendant 6 ans, elle a utilisé Google Workspace Nonprofits, l'offre gratuite pour les associations. En 2025, elle a décidé de migrer vers kSuite. Voici pourquoi et comment.
Le contexte
Éco-Actions Locales a été fondée en 2017. L'association compte aujourd'hui 200 adhérents, une équipe de 20 bénévoles actifs et 2 salariés à temps partiel. Elle organise des ateliers, des conférences et des actions de sensibilisation dans les écoles et les entreprises.
Depuis le début, l'association utilisait Google Workspace Nonprofits : 15 adresses email, Google Drive pour les documents partagés, Google Meet pour les réunions à distance, Google Calendar pour coordonner les bénévoles.
Le problème de la cohérence
En 2024, une discussion lors d'une AG a soulevé une contradiction.
« On parle de sobriété numérique, de souveraineté des données, des impacts environnementaux du cloud... et on utilise Google. Il y a comme un problème de cohérence. »
Cette remarque a ouvert un débat au sein du conseil d'administration. Plusieurs questions ont émergé :
- Où sont vraiment hébergées les données de l'association ?
- Quelle est l'empreinte carbone de Google ?
- Peut-on prôner l'indépendance vis-à-vis des multinationales tout en dépendant de Google ?
- Que se passe-t-il si Google change les conditions de son offre gratuite ?
L'évaluation des alternatives
Le CA a mandaté un groupe de travail pour évaluer les alternatives. Trois options ont été étudiées :
Option 1 : Rester sur Google
Le statu quo. Gratuit, fonctionnel, mais contradictoire avec les valeurs de l'association.
Option 2 : Auto-hébergement (Nextcloud)
Solution open source, contrôle total. Mais nécessite des compétences techniques, du temps de maintenance, un serveur. L'association n'a pas les ressources humaines pour cela.
Option 3 : Infomaniak kSuite
Hébergement suisse, énergie 100% renouvelable, compensation carbone. Payant (~60 €/mois pour 10 utilisateurs), mais abordable pour l'association.
Le CA a voté pour l'option 3. Le coût était acceptable au regard de la cohérence retrouvée.
Les critères qui ont fait la différence
L'engagement écologique d'Infomaniak
Pour une association environnementale, c'était le critère numéro un. Infomaniak coche toutes les cases :
- Datacenters alimentés à 100% par de l'hydroélectricité suisse
- Compensation de 200% des émissions carbone
- Refroidissement naturel (air alpin)
- Durée de vie prolongée du matériel
Google s'engage aussi sur les énergies renouvelables, mais à l'échelle mondiale et avec moins de transparence sur les compensations.
L'indépendance vis-à-vis des GAFAM
L'association milite pour une sobriété numérique et une alternative aux géants du web. Utiliser leurs outils était une contradiction visible.
La sécurité à long terme
Google Nonprofits est gratuit aujourd'hui, mais Google peut changer les conditions à tout moment. L'association préfère payer un prix connu et stable plutôt que dépendre d'une gratuité qui peut disparaître.
La migration en pratique
La migration a été réalisée par des bénévoles du groupe de travail, avec l'aide ponctuelle d'InfoSwitch pour les aspects techniques.
Étape 1 : Création des comptes
Création des 10 comptes kSuite nécessaires (les 15 adresses Google incluaient des comptes devenus inactifs). Configuration de la structure de dossiers kDrive.
Étape 2 : Formation préalable
Avant la migration, une session de présentation des nouveaux outils aux bénévoles actifs. Explication des différences, des nouvelles habitudes à prendre.
Étape 3 : Migration des fichiers
Export de Google Drive (200 Go environ), import dans kDrive. Opération réalisée en plusieurs fois pour les dossiers les plus volumineux (photos, vidéos des événements).
Étape 4 : Migration des emails
Migration IMAP des boîtes les plus importantes (bureau, salariés). Les boîtes moins actives ont été archivées.
Étape 5 : Bascule DNS
Changement des MX pour pointer vers Infomaniak. Les nouveaux emails arrivent sur kSuite.
Durée totale
3 semaines du début à la fin, avec environ 20 heures de travail bénévole réparties entre plusieurs personnes.
Les défis rencontrés
La prise en main par les bénévoles moins technophiles
Certains bénévoles plus âgés étaient habitués à Gmail depuis des années. Le changement d'interface a demandé un temps d'adaptation. Des tutoriels vidéo et une hotline interne ont aidé.
Le partage de documents
Les bénévoles utilisaient beaucoup Google Docs pour collaborer. OnlyOffice dans kDrive fonctionne différemment. Il a fallu réapprendre certains gestes.
Les habitudes de partage public
L'association partageait souvent des liens Google Drive publics (ressources pédagogiques). Ces liens sont devenus inactifs après la migration. Il a fallu recréer les liens depuis kDrive et mettre à jour le site web.
6 mois après : le bilan
La satisfaction des bénévoles
Un sondage interne a montré que 85% des bénévoles sont satisfaits ou très satisfaits. Les principales remarques positives :
- Fierté de la cohérence retrouvée
- Interface du webmail agréable
- kMeet fonctionne bien pour les réunions
Les remarques négatives :
- Quelques bugs occasionnels sur OnlyOffice
- Moins d'intégrations tierces qu'avec Google
L'impact financier
Le passage de gratuit à payant (~720 €/an) a été absorbé par le budget communication, considéré comme un investissement en cohérence. Plusieurs adhérents ont même félicité l'association pour cette décision.
L'argument pédagogique
L'association utilise désormais sa propre migration comme exemple dans ses ateliers de sensibilisation. "Si nous avons pu le faire, vous aussi" est devenu un argument récurrent.
« Avant, quand on parlait d'alternatives aux GAFAM, les gens nous demandaient ce qu'on utilisait nous-mêmes. On était gênés. Maintenant, on peut répondre fièrement. »
Conseils aux associations
Voici les conseils d'Éco-Actions Locales aux associations qui envisagent une démarche similaire.
Assumez le coût
La gratuité Google a un prix caché : vos données, votre dépendance, votre cohérence. Un abonnement Infomaniak est un investissement dans vos valeurs.
Impliquez les bénévoles
Faites de la migration un projet collectif, pas une décision imposée. Les bénévoles qui participent à la réflexion acceptent mieux le changement.
Formez avant de basculer
Une session de formation avant la migration réduit énormément les difficultés après.
Prévoyez une période de transition
Gardez l'accès à Google quelques semaines après la migration pour récupérer d'éventuels oublis.
Conclusion
Pour Éco-Actions Locales, quitter Google Workspace était une question de cohérence. L'association ne pouvait pas prôner la sobriété numérique et l'indépendance vis-à-vis des multinationales tout en utilisant leurs outils.
La migration a demandé un effort, mais six mois après, le bilan est très positif. L'association a retrouvé une cohérence qui renforce sa crédibilité auprès de ses adhérents et partenaires.
Prêt à migrer vers Infomaniak ?
Contactez-nous pour un audit gratuit de 15 minutes. Nous analyserons votre situation et vous fournirons un devis personnalisé.
Demander un audit gratuit