Infomaniak in Ihre Unternehmenstools integrieren

Infomaniak ist keine isolierte Insel. Es lässt sich in Ihr bestehendes Software-Ökosystem integrieren: CRM, ERP, Buchhaltung, Projektmanagement. Dieser Leitfaden stellt die wichtigsten verfügbaren Integrationen vor und erklärt, wie Sie diese einrichten.

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Standardprotokolle: Der Schlüssel zur Integration

Infomaniak verwendet standardisierte, offene Protokolle. Dies ermöglicht die Integration mit nahezu jedem Tool:

IMAP/SMTP – Standard-E-Mail, kompatibel mit jedem Mail-Client
CalDAV – Standard-Kalender, überall synchronisierbar
CardDAV – Standard-Kontakte
WebDAV – Zugriff auf kDrive-Dateien
REST API – Individuelle Integrationen

Diese Standards stellen sicher, dass Sie nie eingesperrt sind. Sie können jederzeit neue Tools verbinden oder zu anderen Lösungen migrieren.

CRM-Integration

E-Mail-Synchronisierung

Die meisten CRMs ermöglichen die E-Mail-Synchronisierung über IMAP. Ihre Kundenkommunikation erscheint automatisch in der entsprechenden Kontaktakte.

Typische Konfiguration:

IMAP-Server: mail.infomaniak.com
Port: 993 (SSL)
SMTP-Server: mail.infomaniak.com
SMTP-Port: 465 (SSL) oder 587 (STARTTLS)

Kompatibel mit: HubSpot, Pipedrive, Salesforce, Zoho CRM, Axonaut...

Kalender-Synchronisierung

Synchronisieren Sie Ihre CRM-Termine mit Ihrem Infomaniak-Kalender über CalDAV:

Im CRM erstellte Termine erscheinen in Ihrem Kalender
Änderungen werden bidirektional synchronisiert (je nach CRM)

E-Mails aus dem CRM versenden

Konfigurieren Sie den Infomaniak-SMTP, um CRM-E-Mails von Ihrer professionellen Adresse zu versenden. Ihre Marketing- und Vertriebs-E-Mails werden von Ihrer Domain gesendet, mit Ihrer Reputation.

ERP/Unternehmenssoftware-Integration

Automatischer Dokumentenversand

Ihr ERP erstellt Dokumente (Rechnungen, Bestellungen, Bestätigungen). Konfigurieren Sie den SMTP-Versand über Infomaniak, damit diese Dokumente von Ihrer professionellen Adresse gesendet werden.

Die SMTP-Konfiguration findet sich in der Regel in den E-Mail-Einstellungen des ERPs. Verwenden Sie dieselben Parameter wie für die CRMs oben.

Archivierung auf kDrive

Einige ERPs ermöglichen den Export oder die Sicherung von Dokumenten in externem Speicher. Verwenden Sie kDrive über WebDAV als Ziel:

WebDAV-URL: https://connect.drive.infomaniak.com
Benutzername: Ihre Infomaniak-E-Mail
Passwort: Ihr Passwort (oder App-Passwort)

Buchhaltungssoftware-Integration

Rechnungen empfangen

Erstellen Sie eine dedizierte E-Mail-Adresse (rechnungen@unternehmen.de), die Lieferantenrechnungen empfängt. Verbinden Sie Ihre Buchhaltungssoftware mit diesem Postfach, um Rechnungen automatisch zu importieren.

Kundenrechnungen versenden

Konfigurieren Sie den SMTP-Versand Ihrer Buchhaltungssoftware, um Rechnungen von Ihrer professionellen Domain zu versenden.

Buchhaltungsdokumente speichern

Archivieren Sie Ihre Buchhaltungsdokumente auf kDrive. Organisieren Sie sie in Ordnern nach Jahr/Monat, entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

Projektmanagement-Tool-Integration

Asana, Monday, Trello, Notion

Diese Tools integrieren sich in der Regel über E-Mail:

Eine E-Mail an eine spezielle Adresse senden, um eine Aufgabe zu erstellen
Benachrichtigungen in Ihrem Infomaniak-Postfach empfangen
Den Projektkalender mit Ihrem CalDAV-Kalender synchronisieren

Dateifreigabe

Verwenden Sie kDrive, um Projektdateien zu zentralisieren:

Einen Ordner pro Projekt erstellen
Mit Beteiligten teilen
kDrive-Links in Ihre Projektmanagement-Tools integrieren

Kommunikationstool-Integration

Slack

Slack kann E-Mails empfangen und in einem Kanal anzeigen:

In Slack eine E-Mail-Adresse für einen Kanal konfigurieren
Eine Weiterleitungsregel in Infomaniak zu dieser Adresse erstellen
Relevante E-Mails erscheinen im Kanal

Microsoft Teams

Teams kann ebenfalls E-Mails in einem Kanal empfangen. Gleiches Prinzip wie Slack.

kChat (nativ)

kChat ist Teil von kSuite. Die Integration ist nativ: gleiche Oberfläche, gleiches Konto. Verwenden Sie Webhooks, um automatische Benachrichtigungen zu erhalten.

Marketing-Tool-Integration

E-Mail-Marketing-Tools

Wenn Sie ein externes E-Mail-Marketing-Tool verwenden (Mailchimp, Brevo, ActiveCampaign):

SPF/DKIM konfigurieren, um das Tool zum Versenden von Ihrer Domain zu autorisieren
Oder das integrierte Infomaniak-Newsletter-Tool verwenden

Landing Pages und Formulare

Formularübermittlungen können per E-Mail an Ihr Infomaniak-Postfach gesendet werden. Erstellen Sie eine dedizierte Adresse (anfragen@unternehmen.de) und konfigurieren Sie das Formular, um Daten dorthin zu senden.

Elektronische Signatur-Tool-Integration

DocuSign, Yousign, HelloSign

Diese Tools funktionieren über E-Mail. Auf der Infomaniak-Seite ist keine spezielle Konfiguration erforderlich. Verwenden Sie einfach Ihre professionelle E-Mail-Adresse.

Unterzeichnete Verträge speichern

Konfigurieren Sie den automatischen Export zu kDrive, wenn das Tool dies unterstützt, oder erstellen Sie eine Regel zum Weiterleiten/Archivieren von E-Mails mit unterzeichneten Verträgen.

Praktisches Beispiel: Integrierter Workflow

Hier ist ein Beispiel-Workflow, der mehrere Tools mit Infomaniak als Zentrum integriert:

Interessent füllt ein Formular auf der Website aus
Daten werden per E-Mail an anfragen@unternehmen.de gesendet
Eine E-Mail-Regel leitet an einen Vertriebsmitarbeiter weiter
Der Vertriebsmitarbeiter antwortet über kMail
Der Austausch wird im CRM synchronisiert (über IMAP)
Ein Meeting wird geplant und im CalDAV-Kalender eingetragen
Nach der Unterzeichnung wird der Vertrag auf kDrive archiviert
Die Rechnung wird über Buchhaltungssoftware → Infomaniak SMTP versendet

Infomaniak ist der zentrale Kommunikations-Hub, der bei jedem Schritt integriert ist.

Support

Integrationen können je nach Ihrem Tech-Stack komplex sein. InfoSwitch hilft Ihnen beim Aufbau eines integrierten Ökosystems rund um Infomaniak.

Kontakt aufnehmen

Best Practices für Integrationen

Ihre Verbindungen dokumentieren

Führen Sie ein Protokoll der konfigurierten Integrationen:

Welches Tool verbunden ist
Wie (IMAP, API, Webhook)
Mit welchen Anmeldedaten
Wer es konfiguriert hat

App-Passwörter verwenden

Verwenden Sie für automatisierte Verbindungen App-Passwörter statt Ihres Hauptpassworts. Sie können diese bei Bedarf einzeln widerrufen.

Regelmäßig testen

Integrationen können unterbrochen werden (API-Änderungen, Token-Ablauf). Testen Sie regelmäßig, ob alles funktioniert.

Fehler überwachen

Richten Sie Alerts ein, wenn eine kritische Integration fehlschlägt (nicht gesendete E-Mail, Synchronisierungsfehler).

Fazit

Dank Standardprotokollen lässt sich Infomaniak problemlos in Ihr Software-Ökosystem integrieren. CRM, ERP, Buchhaltung, Projektmanagement: Alles kann für einen reibungslosen und produktiven Workflow verbunden werden.

Der Schlüssel liegt darin, die Integration von Anfang an zu planen, Verbindungen zu dokumentieren und alles im Laufe der Zeit zu pflegen. Mit einer guten Architektur wird Infomaniak zum Herzstück Ihrer Unternehmenskommunikation.