Erweiterte E-Mail-Filter und -Regeln bei Infomaniak erstellen

Sie erhalten täglich Dutzende von E-Mails: Newsletter, Benachrichtigungen, Kundennachrichten, automatisierte Alarme. Ohne Organisation wird Ihr Posteingang schnell unübersichtlich. Mit E-Mail-Filtern können Sie die Sortierung automatisieren und sich auf das Wesentliche konzentrieren. Hier erfahren Sie, wie Sie diese bei Infomaniak einrichten.

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Was ist ein E-Mail-Filter?

Ein E-Mail-Filter ist eine Regel, die automatisch auf eingehende (und manchmal ausgehende) Nachrichten angewendet wird. Wenn eine E-Mail den Filterkriterien entspricht, werden eine oder mehrere Aktionen automatisch ausgeführt.

Anwendungsbeispiele:

Newsletter in einen dedizierten Ordner verschieben
E-Mails bestimmter Absender als wichtig markieren
E-Mails eines Kunden automatisch an einen Kollegen weiterleiten
Unwichtige automatisierte Benachrichtigungen löschen
Automatisch antworten während des Urlaubs

Auf Filter im Webmail zugreifen

Filter werden im Infomaniak Webmail konfiguriert, das unter mail.infomaniak.com erreichbar ist.

Im Webmail anmelden

Gehen Sie zu mail.infomaniak.com und melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten an.

Auf Einstellungen zugreifen

Klicken Sie auf das Einstellungen-Symbol (Zahnrad) unten links in der Oberfläche.

Filter öffnen

Klicken Sie im linken Menü auf Filter. Sie sehen die Liste der vorhandenen Filter und können neue erstellen.

Einen einfachen Filter erstellen

Beginnen wir mit einem einfachen Beispiel: Newsletter automatisch in einen Ordner verschieben.

Neuen Filter erstellen

Klicken Sie auf + Erstellen oder das Hinzufügen-Symbol.

Filter benennen

Geben Sie einen beschreibenden Namen ein: „Newsletter in Ordner Newsletter".

Bedingungen festlegen

Wählen Sie die Übereinstimmungskriterien:

Feld: Von
Operator: enthält
Wert: newsletter@ oder eine bestimmte Domain

Aktion festlegen

Wählen Sie, was passiert, wenn der Filter zutrifft:

Aktion: Verschieben nach
Ziel: Newsletter (Ordner ggf. vorher erstellen)

Speichern

Klicken Sie auf Speichern. Der Filter ist sofort für neue E-Mails aktiv.

Verfügbare Bedingungen

Infomaniak-Filter können verschiedene E-Mail-Felder prüfen:

Feld	Beschreibung	Anwendungsbeispiel
Von	Absenderadresse	Nach bekanntem Absender filtern
An	Empfängeradresse	E-Mails an eine bestimmte Adresse filtern
Cc	Kopie-Empfänger	Erkennen, wenn man in Kopie gesetzt ist
Betreff	E-Mail-Betreff	Nach Schlüsselwörtern im Betreff filtern
Größe	Nachrichtengröße	Große E-Mails anders behandeln
Benutzerdefinierte Header	Beliebiger SMTP-Header	Erweiterte Filter (Mailinglisten usw.)

Vergleichsoperatoren

Für jedes Feld können Sie verschiedene Operatoren verwenden:

enthält – Das Feld enthält die gesuchte Zeichenkette
enthält nicht – Das Gegenteil
ist gleich – Exakte Übereinstimmung
beginnt mit – Das Feld beginnt mit der Zeichenkette
endet mit – Das Feld endet mit der Zeichenkette
entspricht Ausdruck – Für reguläre Ausdrücke (fortgeschritten)

Verfügbare Aktionen

Wenn eine E-Mail einem Filter entspricht, sind verschiedene Aktionen möglich:

Verschieben nach – Legt die E-Mail in einem bestimmten Ordner ab
Kopieren nach – Legt eine Kopie in einem anderen Ordner an
Als gelesen markieren – Nützlich für automatisierte Benachrichtigungen
Kennzeichen hinzufügen – Markiert die E-Mail als wichtig
Löschen – Sendet direkt in den Papierkorb
Weiterleiten an – Leitet an eine andere Adresse weiter
Antworten mit – Sendet eine automatische Antwort
Verarbeitung stoppen – Nachfolgende Filter nicht anwenden

Nützliche Filterbeispiele

E-Mails nach Kunde sortieren

Wenn Sie mit mehreren Kunden arbeiten, erstellen Sie pro Kunde einen Ordner und Filter zur automatischen Sortierung:

Bedingung: Von enthält „@kunde-a.com"
Aktion: Verschieben nach „Kunden/Kunde A"

Wiederholen Sie dies für jeden Kunden. Ihre eingehenden E-Mails werden automatisch sortiert.

Automatische Benachrichtigungen isolieren

Dienstbenachrichtigungen (GitHub, Trello, Slack usw.) verstopfen Ihren Posteingang:

Bedingung: Von enthält „notifications@" ODER „noreply@" ODER „no-reply@"
Aktionen: Verschieben nach „Benachrichtigungen" UND Als gelesen markieren

Sie können diesen Ordner prüfen, wenn Sie Zeit haben, ohne unterbrochen zu werden.

E-Mails der Geschäftsleitung priorisieren

Bedingung: Von enthält „geschaeftsfuehrung@unternehmen.com" ODER Von gleich „ceo@unternehmen.com"
Aktion: Kennzeichen „Wichtig" hinzufügen

Angebotsanfragen weiterleiten

Bedingung: Betreff enthält „Angebot" ODER Betreff enthält „Preise"
Aktion: Weiterleiten an „vertrieb@unternehmen.com"

Bedingungen kombinieren

Sie können mehrere Bedingungen mit UND (alle müssen zutreffen) oder ODER (mindestens eine muss zutreffen) verknüpfen. Zum Beispiel: „Von enthält @lieferant.com" UND „Betreff enthält Rechnung", um Rechnungen eines bestimmten Lieferanten zu isolieren.

Automatische Abwesenheitsantwort

Für automatische Abwesenheitsmeldungen erstellen Sie einen speziellen Filter:

Bedingung: Alle eingehenden Nachrichten (oder bestimmte Absender)
Aktion: Antworten mit „Ich bin bis [Datum] abwesend. Für dringende Angelegenheiten wenden Sie sich bitte an [Kollege]."

Vergessen Sie nicht, diesen Filter nach Ihrer Rückkehr zu deaktivieren!

Reihenfolge der Filter

Filter werden in der angezeigten Reihenfolge ausgeführt. Dies ist wichtig, weil:

Eine E-Mail mehreren Filtern entsprechen kann
Die Aktion „Verarbeitung stoppen" die Ausführung nachfolgender Filter anhält

Platzieren Sie die spezifischsten Filter zuerst, die allgemeinsten zuletzt. Zum Beispiel:

Filter „Geschäftsführung" (sehr spezifisch) → Kennzeichen „Wichtig"
Filter „Management" (weniger spezifisch) → Ordner Management
Filter „Newsletter" (allgemein) → Ordner Newsletter

Sie können Filter per Drag-and-Drop in der Oberfläche neu anordnen.

Serverseitige vs. clientseitige Filter

Filter, die im Infomaniak Webmail erstellt werden, sind serverseitige Filter (Sieve). Sie greifen, bevor die E-Mail Ihre Geräte erreicht, was mehrere Vorteile bietet:

Funktionieren auch wenn Ihr Computer ausgeschaltet ist
Gelten auf allen Ihren Geräten (Sortierung ist bereits erfolgt)
Zuverlässiger, da sie vom Server ausgeführt werden

Filter, die in Outlook oder Thunderbird erstellt werden, sind clientseitige Filter. Sie greifen nur, wenn die Anwendung geöffnet ist, und nur auf diesem Gerät.

Empfehlung: Bevorzugen Sie serverseitige Filter (Webmail) für wichtige Sortierregeln.

Best Practices

Klein anfangen

Erstellen Sie nicht auf einmal 50 Filter. Beginnen Sie mit 2–3 Filtern für die offensichtlichsten Fälle und ergänzen Sie nach Bedarf schrittweise weitere.

Vor dem Einsatz testen

Um einen Filter zu testen, verwenden Sie zunächst „Kopieren nach" statt „Verschieben nach". Sie sehen die kopierten E-Mails, ohne Gefahr zu laufen, etwas zu verlieren.

Zu breite Filter vermeiden

Ein Filter für „Betreff enthält AW:" erfasst alle Antwort-E-Mails. Seien Sie präzise bei Ihren Kriterien, um unbeabsichtigte Nebeneffekte zu vermeiden.

Filter dokumentieren

Verwenden Sie beschreibende Namen. „Filter 1" wird in 6 Monaten nichts mehr bedeuten. „Newsletter → Ordner Newsletter" ist sofort verständlich.

Regelmäßig überprüfen

Ihre Bedürfnisse entwickeln sich. Überprüfen Sie Ihre Filter vierteljährlich: Deaktivieren Sie die nicht mehr nützlichen, passen Sie Kriterien bei Bedarf an.

Fehlerbehebung

Der Filter wird nicht angewendet

Prüfen Sie, ob der Filter aktiviert ist (Kontrollkästchen angehakt)
Überprüfen Sie die Kriterien: Entspricht die E-Mail wirklich den Bedingungen?
Überprüfen Sie die Filterreihenfolge: Ein vorheriger Filter mit „Verarbeitung stoppen" könnte blockieren
Filter gelten nicht für bereits empfangene E-Mails, nur für neue

Zu viele E-Mails versehentlich gefiltert

Ihre Kriterien sind zu weit gefasst. Verfeinern Sie sie, indem Sie mehrere Bedingungen mit UND verknüpfen.

E-Mails landen nicht im richtigen Ordner

Prüfen Sie, ob der Zielordner noch existiert. Wenn Sie ihn umbenannt oder gelöscht haben, kann der Filter lautlos fehlschlagen.

Fazit

E-Mail-Filter sind ein leistungsstarkes Werkzeug, um die Kontrolle über Ihren Posteingang zurückzugewinnen. Durch die Automatisierung der Sortierung reduzieren Sie den Lärm und können sich auf die Nachrichten konzentrieren, die wirklich wichtig sind.

Beginnen Sie mit einigen einfachen Filtern und erweitern Sie schrittweise. Mit der Zeit entwickeln Sie ein personalisiertes Sortiersystem, das Ihnen jede Woche Stunden spart.