Kanzlei Lemoine & Partner (Name geändert) ist eine 8-köpfige Steuerkanzlei mit Sitz in Paris. Als Spezialist für die Beratung von KMU entschied die Kanzlei, ihre E-Mails und ihren Speicher aus Vertraulichkeitsgründen zu Infomaniak zu migrieren. Hier ist ihre Erfahrung.
Der Kontext
Kanzlei Lemoine & Partner ist seit 15 Jahren tätig. Acht Personen arbeiten dort: zwei Partnersteuerberater, vier Mitarbeiter und zwei Assistenten. Die Kanzlei betreut rund 150 Mandantenkonten, von Kleinstunternehmen bis zu KMU mit bis zu 50 Mitarbeitern.
Auf der IT-Seite nutzte die Kanzlei seit 2019 Microsoft 365 Business Basic, nach einer Migration von einem Standard-E-Mail-Hoster. Die Buchhaltungssoftware (Cegid) wird separat vom Anbieter gehostet.
Der Auslöser
Alles begann mit einer Frage eines Mandanten während einer Beratungsbeziehung.
„Ein Mandant fragte mich, ob die Buchhaltungsdaten, die ich ihm per E-Mail schickte, für amerikanische Behörden zugänglich seien. Ich sagte instinktiv nein, dann überprüfte ich es. Die Antwort war ja. Ich war unbehaglich."
Bei der Untersuchung des Cloud Act-Problems erkannte der Partner, dass E-Mails mit Mandanten über amerikanische Server liefen, die für US-Behörden ohne Benachrichtigung zugänglich waren. Für einen Berufsträger, der dem Berufsgeheimnis unterliegt, war das problematisch.
Die Frage des Berufsgeheimnisses
Das Berufsgeheimnis verpflichtet Steuerberater zur Vertraulichkeit aller Informationen, die ihnen im Rahmen ihrer Tätigkeit anvertraut werden, einschließlich elektronischer Kommunikation.
Wenn diese Kommunikation von einem amerikanischen Unternehmen gehostet wird, das dem Cloud Act unterliegt, ist die Vertraulichkeitsgarantie wirklich gewährleistet? Die Frage ist rechtlich komplex, aber kommerziell und ethisch zog es die Kanzlei vor, jeden Zweifel zu beseitigen.
Wahl von Infomaniak
Nach der Bewertung mehrerer Alternativen wählte die Kanzlei Infomaniak wegen:
- Schweizer Hosting – Außerhalb der Reichweite des Cloud Act und amerikanischer Gerichtsbarkeiten
- Outlook-Kompatibilität – Mitarbeiter nutzten Outlook und wollten nicht wechseln
- Preis-Leistungs-Verhältnis – Günstiger als Microsoft 365 bei vergleichbaren Funktionen
- Deutschsprachiger Support – Wichtig für eine Kanzlei ohne interne IT-Mitarbeiter
Die unterstützte Migration
Die Kanzlei beauftragte InfoSwitch mit der Unterstützung bei der Migration. Mit sensiblen Mandantendaten gab es keinen Raum für Risiken.
Phase 1: Audit und Vorbereitung (3 Tage)
Inventar der Postfächer (8 Postfächer, Volumen von 2 bis 8 GB), gemeinsame Kalender (Abwesenheitsplan, Mandantentermine), Aliase und gemeinsame Postfächer (kontakt@, buchhaltung@). Überprüfung der Kompatibilität mit der Cegid-Software, die automatisierte E-Mails versendet.
Phase 2: Datenmigration (Wochenende)
IMAP-E-Mail-Migration am Samstag. Migration der gemeinsamen Dateien von OneDrive zu kDrive am Sonntag. Die Mitarbeiter waren darüber informiert worden, an diesem Wochenende nicht zu arbeiten.
Phase 3: Umstellung und Neukonfiguration (Montag)
DNS-Wechsel früh am Montagmorgen. Outlook-Neukonfiguration auf allen 8 Workstations (ca. 1 Stunde pro Workstation). Konfiguration der Smartphones der Partner. Sende-/Empfangstests.
Phase 4: Schulung und Stabilisierung (eine Woche)
Kurzschulung zum Infomaniak-Webmail und kDrive. Telefonischer Support die gesamte Woche über für Fragen. Einstellungsanpassungen anhand des Feedbacks.
Null Ausfallzeit
Die Migration wurde ohne jegliche Dienstunterbrechung abgeschlossen. Mandanten bemerkten nichts. E-Mails kamen weiterhin normal an.
Integration mit Geschäftstools
Cegid
Die Cegid-Software versendet automatisierte E-Mails (Mandantenerinnerungen, Dokumentenlieferung). Die Neukonfiguration des SMTP zu Infomaniak dauerte 30 Minuten. Seitdem keine Probleme.
Elektronische Signaturen
Die Kanzlei nutzt DocuSign für elektronische Signaturen. Keine Änderungen nötig — DocuSign funktioniert mit jeder E-Mail-Adresse.
Digitales Archiv
Mandantendokumente werden über MyCompanyFiles (ein digitales Archiv für Buchhalter) geteilt. Auch dies ist unabhängig vom E-Mail-System, sodass keine Änderungen nötig waren.
Ergebnisse nach 4 Monaten
Aus Nutzersicht
Das Feedback ist positiv. Die Mitarbeiter behielten Outlook, ihre vertraute Umgebung. Der einzige sichtbare Unterschied: der in den Einstellungen angezeigte Server.
„Ehrlich gesagt sehe ich im täglichen Gebrauch keinen Unterschied. Das ist wahrscheinlich das größte Kompliment, das man einer Migration machen kann."
Aus Sicherheitsperspektive
Die Kanzlei kann Mandanten nun mitteilen, dass ihre Daten in der Schweiz gehostet werden, außerhalb der Reichweite amerikanischer Gerichtsbarkeiten. Es ist zu einem Verkaufsargument in Angeboten geworden.
Aus finanzieller Perspektive
| Position | Microsoft 365 | kSuite |
|---|---|---|
| Monatliche Kosten (8 Nutzer) | 92 €/Monat | 47 €/Monat |
| Jährliche Kosten | 1.104 € | 564 € |
| Ersparnis | 540 €/Jahr (49 %) | |
Die Einsparungen sind für eine kleine Kanzlei erheblich. Sie decken leicht die Kosten des Migrationsdienstes im ersten Jahr.
Wichtige Überlegungen für Steuerkanzleien
Basierend auf dieser Erfahrung sind hier Tipps für Kanzleien, die eine ähnliche Migration in Betracht ziehen.
Ihre Berufsorganisation informieren
Es kann sinnvoll sein, Ihren regionalen Berufsverband über die Hosting-Änderung zu informieren, insbesondere wenn Sie mit sensiblen Mandaten arbeiten. Sie werden die Compliance-Initiative schätzen.
Ihre Integrationen prüfen
Listen Sie alle Tools auf, die E-Mails versenden (Buchhaltungssoftware, CRM, Signaturtools) und überprüfen Sie, ob sie neu konfiguriert werden können. In 99 % der Fälle ist es nur eine SMTP-Einstellungsänderung.
Außerhalb der Hauptsaison planen
Vermeiden Sie eine Migration im Januar (MwSt.-Erklärungen), Mai (Jahresabschlüsse) oder Dezember (Jahresendabschlüsse). Wählen Sie eine ruhige Periode.
Vorübergehenden Zugang zum alten System behalten
Behalten Sie Microsoft 365 für einige Wochen nach der Migration aktiv, damit Sie alte E-Mails einsehen oder vergessene Daten wiederherstellen können.
Fazit
Für Kanzlei Lemoine & Partner war die Migration zu Infomaniak vor allem eine Frage der beruflichen Konsequenz. Wie kann man Mandanten in Sachen Datenschutz beraten und gleichzeitig selbst amerikanische Tools verwenden?
Vier Monate nach der Migration ist die Kanzlei zufrieden. Die Mitarbeiter wurden nicht gestört, die Mandanten sind beruhigt, und die Kosten sind gesunken. Die Migration erforderte eine Investition in Zeit und Support, aber der Return on Investment ist schnell.
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