Cabinet Lemoine & Associés (nom modifié) est un cabinet d'expertise comptable parisien de 8 collaborateurs. Spécialisé dans l'accompagnement des PME, le cabinet a décidé de migrer sa messagerie et son stockage vers Infomaniak pour des raisons de confidentialité. Retour d'expérience.
Le contexte
Le cabinet Lemoine & Associés existe depuis 15 ans. Huit personnes y travaillent : deux experts-comptables associés, quatre collaborateurs et deux assistantes. Le cabinet gère environ 150 dossiers clients, de la TPE à la PME de 50 salariés.
Côté informatique, le cabinet utilisait Microsoft 365 Business Basic depuis 2019, après avoir migré depuis un hébergement email classique. Le logiciel de production comptable (Cegid) est hébergé séparément chez l'éditeur.
Le déclencheur
Tout a commencé par une question d'un client lors d'une mission de conseil.
« Un client m'a demandé si ses données comptables que je lui envoyais par email étaient accessibles aux autorités américaines. J'ai dit non instinctivement, puis j'ai vérifié. La réponse était oui. J'étais embêté. »
En creusant le sujet du Cloud Act, l'associé a réalisé que les emails échangés avec ses clients transitaient par des serveurs américains, potentiellement accessibles aux autorités US sans notification. Pour un professionnel soumis au secret professionnel, c'était problématique.
La réflexion sur le secret professionnel
L'article 21 de l'ordonnance du 19 septembre 1945 impose le secret professionnel aux experts-comptables. Ce secret couvre toutes les informations portées à leur connaissance dans l'exercice de leur mission, y compris les échanges électroniques.
Si ces échanges sont hébergés par une entreprise américaine soumise au Cloud Act, la garantie de confidentialité est-elle vraiment assurée ? La question est juridiquement complexe, mais commercialement et éthiquement, le cabinet a préféré lever le doute.
Le choix d'Infomaniak
Après avoir étudié plusieurs alternatives, le cabinet a choisi Infomaniak pour :
- L'hébergement suisse – Hors de portée du Cloud Act et des juridictions américaines
- La compatibilité Outlook – Les collaborateurs utilisaient Outlook et ne voulaient pas changer
- Le rapport qualité-prix – Moins cher que Microsoft 365 à fonctionnalités comparables
- Le support francophone – Important pour un cabinet qui n'a pas d'informaticien en interne
La migration accompagnée
Le cabinet a fait appel à InfoSwitch pour accompagner la migration. Avec des données clients sensibles, il n'était pas question de prendre des risques.
Phase 1 : Audit et préparation (3 jours)
Inventaire des boîtes mail (8 boîtes, volumes de 2 à 8 Go), des calendriers partagés (planning des absences, rendez-vous clients), des alias et boîtes partagées (contact@, comptabilite@). Vérification de la compatibilité avec le logiciel Cegid qui envoie des emails automatiques.
Phase 2 : Migration des données (week-end)
Migration IMAP des emails le samedi. Migration des fichiers partagés OneDrive vers kDrive le dimanche. Les collaborateurs avaient été prévenus de ne pas travailler ce week-end-là.
Phase 3 : Bascule et reconfiguration (lundi)
Changement des DNS le lundi matin très tôt. Reconfiguration d'Outlook sur les 8 postes (1 heure par poste environ). Configuration des smartphones des associés. Test d'envoi/réception.
Phase 4 : Formation et stabilisation (semaine)
Formation rapide sur le webmail Infomaniak et kDrive. Support téléphonique pendant la semaine pour les questions. Ajustements des paramètres selon les retours.
Zéro interruption
La migration s'est faite sans aucune interruption de service. Les clients n'ont rien remarqué. Les emails ont continué à arriver normalement.
L'intégration avec les outils métier
Cegid
Le logiciel Cegid envoie des emails automatiques (rappels clients, envoi de documents). La reconfiguration SMTP vers Infomaniak a pris 30 minutes. Aucun problème depuis.
Signatures électroniques
Le cabinet utilise DocuSign pour les signatures électroniques. Aucun changement nécessaire, DocuSign fonctionne avec n'importe quelle adresse email.
Coffre-fort numérique
Les documents clients sont partagés via MyCompanyFiles (coffre-fort numérique pour experts-comptables). Là encore, indépendant de la messagerie, aucun changement nécessaire.
Les résultats après 4 mois
Côté utilisateurs
Les retours sont positifs. Les collaborateurs ont gardé Outlook, leur environnement familier. La seule différence visible : le serveur affiché dans les paramètres.
« Honnêtement, au quotidien, je ne vois pas de différence. C'est peut-être le meilleur compliment qu'on puisse faire à une migration. »
Côté sécurité
Le cabinet peut maintenant affirmer à ses clients que leurs données sont hébergées en Suisse, hors de portée des juridictions américaines. C'est devenu un argument dans les propositions commerciales.
Côté financier
| Élément | Microsoft 365 | kSuite |
|---|---|---|
| Coût mensuel (8 users) | 92 €/mois | 47 €/mois |
| Coût annuel | 1 104 € | 564 € |
| Économie | 540 €/an (49%) | |
L'économie est significative pour un petit cabinet. Elle finance largement la prestation de migration la première année.
Points d'attention pour les cabinets comptables
Fort de cette expérience, voici les conseils pour les cabinets qui envisagent une migration similaire.
Prévenez l'Ordre
Il peut être utile d'informer votre Conseil Régional de l'Ordre du changement d'hébergement, surtout si vous avez des missions sensibles. Ils apprécieront la démarche de mise en conformité.
Vérifiez les intégrations
Listez tous les outils qui envoient des emails (logiciel de production, CRM, outils de signature) et vérifiez qu'ils peuvent être reconfigurés. Dans 99% des cas, c'est juste un changement de paramètres SMTP.
Planifiez hors période fiscale
Évitez de migrer en janvier (déclarations de TVA), en mai (bilans) ou en décembre (clôtures). Choisissez une période calme.
Conservez un accès temporaire à l'ancien système
Gardez Microsoft 365 actif quelques semaines après la migration pour pouvoir vérifier d'anciens emails ou récupérer des données oubliées.
Conclusion
Pour le cabinet Lemoine & Associés, la migration vers Infomaniak était avant tout une question de cohérence professionnelle. Comment conseiller ses clients sur la protection de leurs données tout en utilisant soi-même des outils américains ?
Quatre mois après la migration, le cabinet est satisfait. Les collaborateurs n'ont pas été perturbés, les clients sont rassurés, et la facture a baissé. La migration a demandé un investissement en temps et en accompagnement, mais le retour sur investissement est rapide.
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