Steuerberater: Schützen Sie Ihre Mandantenkommunikation

Steuerberater verfügen über hochsensible Informationen: Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen, Liquiditätspositionen, Vergütungen der Geschäftsführung. Das Berufsgeheimnis verpflichtet Sie, diese Daten mit äußerster Sorgfalt zu schützen. Was aber passiert, wenn Sie diese Daten per E-Mail über Gmail oder Outlook austauschen?

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Das Berufsgeheimnis des Steuerberaters

Steuerberater unterliegen dem Berufsgeheimnis. Diese Verpflichtung umfasst alle Informationen, die ihnen im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit bekannt werden, ob finanzielle, strategische oder persönliche Daten der Geschäftsführung.

In der Praxis bedeutet dies, dass Sie Folgendes nicht offenbaren dürfen:

• Die finanzielle Lage Ihrer Mandanten
• Vergütungen von Geschäftsführung und Mitarbeitern
• Strategische Vorhaben (Übernahmen, Verkäufe, Umstrukturierungen)
• Persönliche Informationen der Gesellschafter
• Alle vertraulichen Informationen, die im Rahmen Ihres Mandats geteilt wurden

Diese Vertraulichkeitspflicht erstreckt sich selbstverständlich auf den elektronischen Austausch. Eine E-Mail mit einer Finanzprognose unterliegt dem Berufsgeheimnis genauso wie ein persönlich übergebenes Papierdokument.

Das Problem mit amerikanischen E-Mail-Diensten

Die Mehrheit der Steuerkanzleien nutzt Microsoft 365 oder Google Workspace für E-Mail und Kollaborationstools. Diese Lösungen sind leistungsstark und gut in Buchhaltungssoftware integriert. Sie stellen jedoch ein grundlegendes Problem hinsichtlich des Berufsgeheimnisses dar.

Der Cloud Act: Ihre E-Mails zugänglich für amerikanische Behörden

Seit 2018 ermöglicht der Cloud Act amerikanischen Behörden den Zugriff auf Daten, die von amerikanischen Unternehmen gespeichert werden, auch wenn diese Daten außerhalb der USA gespeichert sind. Microsoft und Google sind amerikanische Unternehmen. Ihre bei ihnen gehosteten E-Mails sind daher potenziell für das FBI, die NSA oder andere Behörden zugänglich.

Für einen Steuerberater ist das problematisch. Wie können Sie das Berufsgeheimnis gewährleisten, wenn eine ausländische Behörde ohne Ihre Benachrichtigung auf Ihre Mandantenkommunikation zugreifen kann?

Ein Risiko auch für Ihre Mandanten

Ihre Mandanten vertrauen Ihnen ihre sensibelsten Informationen an. Wenn diese Informationen aufgrund einer Schwachstelle in Ihrer Sicherheitskette offengelegt werden, steht Ihre Haftung auf dem Spiel. Unternehmen sind sich dieser Probleme zunehmend bewusst, und einige verlangen inzwischen Garantien darüber, wo die Ihnen anvertrauten Daten gespeichert werden.

Infomaniak: Die Schweizer Alternative für Steuerkanzleien

Infomaniak ist der größte unabhängige Schweizer Hosting-Anbieter. 1994 in Genf gegründet, bietet er ein vollständiges Dienstleistungsangebot: E-Mail, Cloud-Speicher, Videokonferenz und Web-Hosting. Mehrere Eigenschaften machen ihn zu einer relevanten Wahl für Steuerberater.

Schweizer Hosting: Außerhalb der Reichweite des Cloud Acts

Infomaniak ist ein Schweizer Unternehmen, das dem Schweizer Recht unterliegt. Daten, die in seinen Rechenzentren gespeichert werden, sind für amerikanische Behörden über den Cloud Act nicht zugänglich. Nur ein internationales Rechtshilfeersuchen über offizielle diplomatische Kanäle könnte theoretisch Zugang gewähren – ein langwieriger und komplexer Prozess, der echte Sicherheiten bietet.

Garantierte DSGVO-Konformität

Die Schweiz profitiert von einem Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission. Datentransfers in die Schweiz sind daher DSGVO-konform, ohne zusätzliche Schutzmaßnahmen zu erfordern. Für eine Kanzlei, die Daten europäischer Mandanten verarbeitet, ist dies ein erheblicher Compliance-Vorteil.

Auf den Kanzleialltag zugeschnittene Tools

kSuite, die kollaborative Suite von Infomaniak, bietet alles, was eine Steuerkanzlei benötigt:

• Professionelle E-Mail – Adressen auf Ihrer Domain, leistungsstarker Anti-Spam
• Gemeinsamer Kalender – Mandantentermine und Steuerfristen verwalten
• kDrive – Mandantendokumente sicher speichern und teilen
• kMeet – Videokonferenz für Remote-Besprechungen
• Office-Suite – Kollaborative Dokumentenbearbeitung

Anwendungsbeispiele für eine Steuerkanzlei

Wie integriert sich Infomaniak in den Kanzleialltag? Hier sind einige praxisnahe Szenarien.

Sicherer Dokumentenaustausch mit Mandanten

Anstatt eine Bilanz als E-Mail-Anhang zu versenden (der in beiden Postfächern gespeichert bleibt), erstellen Sie einen passwortgeschützten kDrive-Freigabelink mit einem Ablaufdatum. Ihr Mandant greift auf das Dokument zu, prüft es, und der Link wird nach einigen Tagen inaktiv.

Für Dokumente, die Mandanten Ihnen zusenden müssen (Rechnungen, Kontoauszüge), erstellen Sie einen dedizierten Upload-Bereich. Der Mandant lädt seine Dateien hoch, ohne Zugriff auf andere Ordner zu haben. Sie werden automatisch über neue Dokumente benachrichtigt.

Zusammenarbeit im Team

kDrive ermöglicht es Ihnen, Mandantenordner mit differenzierten Zugriffsrechten zu strukturieren. Ein Junior-Mitarbeiter greift nur auf seine zugewiesenen Ordner zu, nicht auf alle Dateien der Kanzlei. Der Manager hat einen vollständigen Überblick zur Kontrolle.

Die gemeinsame Dokumentenbearbeitung ermöglicht es mehreren Teammitgliedern, gleichzeitig an derselben Datei zu arbeiten. Schluss mit dem E-Mail-Hin-und-Her verschiedener Versionen und der damit verbundenen Verwirrung.

Remote-Mandantenbesprechungen

kMeet bietet eine integrierte Videokonferenzlösung, die auf der Mandantenseite keine Installation erfordert. Sie senden einen Link, Ihr Mandant klickt darauf und tritt der Besprechung bei. Die Bildschirmfreigabe ermöglicht es Ihnen, die Abschlüsse in Echtzeit zu präsentieren.

Für vertrauliche Besprechungen garantiert kMeet, dass die Datenströme ausschließlich über Infomaniaks Schweizer Server laufen. Keine Weiterleitung über amerikanische Infrastruktur.

Kalender- und Fristenverwaltung

Der Infomaniak-Kalender synchronisiert sich auf all Ihren Geräten (Computer, Smartphone, Tablet). Erstellen Sie wiederkehrende Ereignisse für Steuerfristen, teilen Sie Ihre Verfügbarkeit mit Mandanten für Terminvereinbarungen und stellen Sie Erinnerungen ein, damit nichts vergessen wird.

Kompatibilität mit Buchhaltungssoftware

Eine häufige Frage: Ist Infomaniak kompatibel mit Buchhaltungssoftware? Die Antwort ist ja, in der überwiegenden Mehrheit der Fälle.

Buchhaltungssoftware

Datev, Lexware, ADDISON und die meisten Buchführungsprogramme funktionieren unabhängig von Ihrem E-Mail-System. Sie speichern ihre Daten auf eigenen Servern oder lokal. Die Wahl von Infomaniak für Ihre E-Mails hat keinen Einfluss auf deren Betrieb.

Digitale Tresor-Lösungen

Einige Kanzleien nutzen digitale Tresore für den Dokumentenaustausch mit Mandanten. Diese Lösungen sind ebenfalls unabhängig von Ihrem E-Mail-System. Sie können diese behalten, während Sie Ihre E-Mails zu Infomaniak migrieren.

E-Mail-Integration

Manche Software versendet E-Mails automatisch (Mandantenerinnerungen, Benachrichtigungen). Diese Funktionen basieren auf Standard-SMTP-Protokollen und funktionieren einwandfrei mit Infomaniak.

Migration von Microsoft 365

Die meisten Steuerkanzleien nutzen Microsoft 365. Die Migration zu Infomaniak ist gut etabliert.

Schritt 1: Bestandsaufnahme der vorhandenen Infrastruktur

Beginnen Sie mit einer Inventarisierung dessen, was Sie in Microsoft 365 nutzen: E-Mails natürlich, aber auch OneDrive, SharePoint, Teams und gemeinsame Kalender. Diese Bestandsaufnahme ermöglicht es Ihnen, die Migration jeder Komponente zu planen.

Schritt 2: Infomaniak-Konten erstellen

Abonnieren Sie kSuite und erstellen Sie Konten für jedes Teammitglied. Nutzen Sie die Gelegenheit zur Bereinigung: Entfernen Sie Konten ehemaliger Mitarbeiter, vereinheitlichen Sie E-Mail-Adressen.

Schritt 3: E-Mails migrieren

Das Migrations-Tool von Infomaniak überträgt E-Mails aus Exchange Online automatisch. Der gesamte Verlauf wird übernommen, einschließlich Ordner und Unterordner. Rechnen Sie mit einigen Stunden bis wenigen Tagen je nach Volumen.

Schritt 4: Dateien übertragen

OneDrive- und SharePoint-Dateien werden nach kDrive übertragen. Gehen Sie bei komplexen Ordnerstrukturen Dienst für Dienst vor, um Verwirrung zu vermeiden.

Schritt 5: DNS-Umschaltung

Sobald die Daten migriert sind, ändern Sie die DNS-Einträge Ihrer Domain, sodass sie auf Infomaniak zeigen. Neue E-Mails kommen nun in Ihren Infomaniak-Postfächern an.

Schritt 6: Arbeitsplätze konfigurieren

Konfigurieren Sie Outlook, Thunderbird oder die E-Mail-App Ihres Smartphones neu, um eine Verbindung zu den Infomaniak-Servern herzustellen. Die Einstellungen sind standardisiert und die Konfiguration dauert wenige Minuten pro Gerät.

Kostenvergleich

Kostet eine Migration zu Infomaniak mehr? Vergleich für eine Kanzlei mit 10 Personen:

Zu einem vergleichbaren Preis profitieren Sie von Schweizer Hosting, das das Berufsgeheimnis wirklich schützt. Die Investition ist minimal; die Gewissheit ist beträchtlich.

Fazit

Das Berufsgeheimnis von Steuerberatern ist nicht verhandelbar. Es gilt für all Ihren Austausch mit Mandanten, einschließlich der elektronischen Kommunikation. Diese bei amerikanischen Anbietern zu hosten, die dem Cloud Act unterliegen, ist ein Risiko, das Sie nicht mehr eingehen müssen.

Infomaniak bietet eine glaubwürdige Alternative mit modernen Tools und Schweizer Hosting, das die Vertraulichkeit Ihrer Daten garantiert. Die Migration von Microsoft 365 ist ein handhabbares Projekt, egal ob Sie es intern oder mit spezialisierter Unterstützung durchführen.

Ihre Mandanten vertrauen Ihnen ihre Geheimnisse an. Schenken Sie ihnen den Schutz, den sie verdienen.

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