Experts-comptables : sécurisez les échanges avec vos clients

Les experts-comptables sont dépositaires d'informations hautement confidentielles : bilans, comptes de résultat, situations de trésorerie, rémunérations des dirigeants. Le secret professionnel, consacré par l'article 21 de l'ordonnance du 19 septembre 1945, vous oblige à protéger ces données avec la plus grande rigueur. Mais que se passe-t-il lorsque vous les échangez par email via Gmail ou Outlook ?

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Le secret professionnel de l'expert-comptable

L'expert-comptable est tenu au secret professionnel dans les conditions définies par l'article 226-13 du Code pénal. Cette obligation couvre l'ensemble des informations portées à sa connaissance dans l'exercice de sa profession, qu'il s'agisse de données financières, stratégiques ou personnelles concernant les dirigeants.

Concrètement, cela signifie que vous ne pouvez pas divulguer :

• Les situations financières de vos clients
• Les rémunérations des dirigeants et salariés
• Les projets stratégiques (acquisition, cession, restructuration)
• Les informations personnelles des associés
• Toute information confidentielle partagée dans le cadre de votre mission

Cette obligation de confidentialité s'applique naturellement aux échanges électroniques. Un email contenant un bilan prévisionnel est couvert par le secret professionnel au même titre qu'un document papier remis en main propre.

Le problème des messageries américaines

La majorité des cabinets comptables utilisent Microsoft 365 ou Google Workspace pour leur messagerie et leurs outils collaboratifs. Ces solutions sont performantes et bien intégrées aux logiciels de comptabilité. Mais elles posent un problème fondamental au regard du secret professionnel.

Le Cloud Act : vos emails accessibles aux autorités américaines

Depuis 2018, le Cloud Act permet aux autorités américaines d'accéder aux données hébergées par les entreprises américaines, même lorsque ces données sont stockées en dehors des États-Unis. Microsoft et Google sont des entreprises américaines. Vos emails hébergés chez eux sont donc potentiellement accessibles au FBI, à la NSA ou à d'autres agences.

Pour un expert-comptable, c'est problématique. Comment garantir le secret professionnel si une autorité étrangère peut accéder aux échanges avec vos clients sans même vous en informer ?

Un risque pour vos clients également

Vos clients vous font confiance avec leurs informations les plus sensibles. Si ces informations se retrouvent exposées du fait d'une faille dans votre chaîne de sécurité, c'est votre responsabilité qui est engagée. Les entreprises sont de plus en plus sensibilisées à ces enjeux et certaines exigent désormais des garanties sur l'hébergement des données qu'elles vous confient.

Infomaniak : l'alternative suisse pour les cabinets comptables

Infomaniak est le plus grand hébergeur suisse indépendant. Fondé en 1994 à Genève, il propose une gamme complète de services : messagerie, stockage cloud, visioconférence, hébergement web. Plusieurs caractéristiques en font un choix pertinent pour les experts-comptables.

Hébergement suisse : hors de portée du Cloud Act

Infomaniak est une entreprise suisse, soumise au droit suisse. Les données hébergées dans ses datacenters ne sont pas accessibles aux autorités américaines via le Cloud Act. Seule une demande d'entraide judiciaire internationale, passant par les canaux diplomatiques officiels, pourrait théoriquement y donner accès – un processus long et complexe qui offre de vraies garanties.

Compatibilité RGPD garantie

La Suisse bénéficie d'une décision d'adéquation de la Commission européenne. Les transferts de données vers la Suisse sont donc conformes au RGPD sans nécessiter de garanties supplémentaires. Pour un cabinet qui traite les données de clients européens, c'est un avantage significatif en termes de conformité.

Des outils adaptés au quotidien d'un cabinet

kSuite, la suite collaborative d'Infomaniak, offre tout ce dont un cabinet comptable a besoin :

• Messagerie professionnelle – Adresses sur votre domaine, antispam performant
• Calendrier partagé – Gérer les rendez-vous clients et les échéances fiscales
• kDrive – Stocker et partager les documents clients en toute sécurité
• kMeet – Visioconférences pour les rendez-vous à distance
• Suite bureautique – Édition collaborative de documents

Cas d'usage pour un cabinet comptable

Comment Infomaniak s'intègre-t-il dans le quotidien d'un cabinet ? Voici quelques situations concrètes.

Échange sécurisé de documents avec les clients

Plutôt que d'envoyer un bilan en pièce jointe d'un email (qui reste stocké dans les boîtes mail des deux parties), créez un lien de partage kDrive protégé par mot de passe avec une date d'expiration. Votre client accède au document, le consulte, et le lien devient inactif après quelques jours.

Pour les documents que les clients doivent vous transmettre (factures, relevés bancaires), créez un espace de dépôt dédié. Le client y dépose ses fichiers sans avoir accès aux autres dossiers. Vous êtes notifié automatiquement des nouveaux documents.

Collaboration entre collaborateurs

kDrive permet de structurer les dossiers clients avec des droits d'accès différenciés. Un collaborateur junior accède aux dossiers qui lui sont assignés, pas à l'ensemble du cabinet. Le manager a une vue complète pour superviser.

La co-édition de documents permet à plusieurs collaborateurs de travailler simultanément sur un même fichier. Plus besoin de s'envoyer des versions par email avec les risques de confusion que cela génère.

Réunions clients à distance

kMeet offre une solution de visioconférence intégrée, sans nécessiter d'installation côté client. Vous envoyez un lien, votre client clique et rejoint la réunion. Le partage d'écran permet de présenter les comptes en temps réel.

Pour les réunions confidentielles, kMeet garantit que les flux transitent uniquement par les serveurs suisses d'Infomaniak. Pas de passage par des infrastructures américaines.

Gestion du calendrier et des échéances

Le calendrier Infomaniak se synchronise avec tous vos appareils (ordinateur, smartphone, tablette). Créez des événements récurrents pour les échéances fiscales, partagez votre disponibilité avec les clients pour la prise de rendez-vous, définissez des rappels pour ne rien oublier.

Compatibilité avec les logiciels comptables

Une question revient souvent : Infomaniak est-il compatible avec les logiciels de production comptable ? La réponse est oui, dans l'immense majorité des cas.

Les logiciels de comptabilité

Cegid, Sage, ACD, Quadratus, Pennylane et la plupart des logiciels de production comptable fonctionnent indépendamment de votre messagerie. Ils stockent leurs données sur leurs propres serveurs ou en local. Le choix d'Infomaniak pour votre messagerie n'a aucun impact sur leur fonctionnement.

Les coffres-forts numériques

Certains cabinets utilisent des coffres-forts numériques (MyCompanyFiles, Cegid Loop, etc.) pour l'échange de documents avec les clients. Ces solutions sont également indépendantes de votre messagerie. Vous pouvez parfaitement les conserver tout en migrant votre messagerie vers Infomaniak.

L'intégration email

Certains logiciels envoient des emails automatiquement (rappels aux clients, notifications). Ces fonctionnalités s'appuient sur les protocoles standards SMTP et fonctionnent parfaitement avec Infomaniak.

Migration depuis Microsoft 365

La plupart des cabinets comptables utilisent Microsoft 365. La migration vers Infomaniak est bien balisée.

Étape 1 : Audit de l'existant

Commencez par inventorier ce que vous utilisez dans Microsoft 365 : emails évidemment, mais aussi OneDrive, SharePoint, Teams, calendriers partagés. Cet inventaire vous permet de planifier la migration de chaque composant.

Étape 2 : Création des comptes Infomaniak

Souscrivez à kSuite et créez les comptes pour chaque collaborateur. Profitez-en pour faire le ménage : supprimez les comptes d'anciens collaborateurs, harmonisez les adresses email.

Étape 3 : Migration des emails

L'outil de migration Infomaniak transfère automatiquement les emails depuis Exchange Online. Tout l'historique est préservé, avec les dossiers et sous-dossiers. Comptez quelques heures à quelques jours selon le volume.

Étape 4 : Transfert des fichiers

Les fichiers OneDrive et SharePoint se transfèrent vers kDrive. Pour les structures de dossiers complexes, procédez service par service pour éviter les confusions.

Étape 5 : Bascule DNS

Une fois les données migrées, modifiez les enregistrements DNS de votre domaine pour pointer vers Infomaniak. Les nouveaux emails arrivent désormais sur vos boîtes Infomaniak.

Étape 6 : Configuration des postes

Reconfigurez Outlook, Thunderbird ou l'application mail de vos smartphones pour se connecter aux serveurs Infomaniak. Les paramètres sont standards et la configuration prend quelques minutes par appareil.

Comparatif des coûts

Migrer vers Infomaniak représente-t-il un surcoût ? Comparons pour un cabinet de 10 personnes :

À tarif équivalent, vous bénéficiez d'un hébergement suisse qui protège réellement le secret professionnel. L'investissement est minime, le gain en sérénité est considérable.

Conclusion

Le secret professionnel de l'expert-comptable n'est pas négociable. Il couvre l'intégralité de vos échanges avec vos clients, y compris les communications électroniques. Héberger ces échanges chez des prestataires américains soumis au Cloud Act est un risque que vous n'avez plus besoin de prendre.

Infomaniak offre une alternative crédible, avec des outils modernes et un hébergement suisse qui garantit la confidentialité de vos données. La migration depuis Microsoft 365 est un projet maîtrisable, que vous pouvez mener en interne ou avec l'accompagnement de spécialistes.

Vos clients vous confient leurs secrets. Offrez-leur la protection qu'ils méritent.

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