Créer des signatures email professionnelles avec Infomaniak

Chaque email que vous envoyez est une opportunité de communication. La signature email, souvent négligée, peut renforcer votre image de marque, faciliter le contact et véhiculer du professionnalisme. Le webmail Infomaniak permet de créer des signatures en texte enrichi ou HTML. Voici comment en tirer le meilleur parti.

Créer mon compte Mail Infomaniak

Les éléments d'une bonne signature

Une signature email professionnelle doit être informative sans être envahissante. Voici les éléments à inclure :

Les incontournables

Prénom et nom – L'identité de base
Fonction / Titre – Votre rôle dans l'entreprise
Entreprise – Avec éventuellement le logo
Téléphone – Le moyen de vous joindre directement
Email – Surtout si la signature est transférée

Les optionnels (selon le contexte)

Adresse postale – Si pertinent pour votre activité
Site web – Lien vers votre site ou profil LinkedIn
Réseaux sociaux – Si utilisés professionnellement
Mention légale – Confidentialité, RGPD
Bannière promotionnelle – Événement, nouveau produit

Ce qu'il vaut mieux éviter

Citations philosophiques (sauf si c'est votre marque de fabrique)
Trop d'images ou d'animations
Informations personnelles (date de naissance, adresse perso)
Signatures trop longues (plus de 6-7 lignes)

Créer une signature dans le webmail Infomaniak

Le webmail Infomaniak permet de créer une ou plusieurs signatures que vous pouvez utiliser selon le contexte.

Accéder aux paramètres

Connectez-vous au webmail (mail.infomaniak.com). Cliquez sur l'icône Paramètres (engrenage) en bas à gauche.

Ouvrir les signatures

Dans le menu, sélectionnez "Identités" ou "Signatures" selon la version du webmail.

Créer ou modifier

Cliquez sur votre identité par défaut pour modifier la signature existante, ou créez une nouvelle identité pour avoir une signature différente.

Rédiger la signature

Dans le champ "Signature", utilisez l'éditeur de texte enrichi pour formater votre signature : gras, italique, couleurs, liens.

Ajouter une image ou un logo

Cliquez sur l'icône d'insertion d'image. Vous pouvez coller une URL d'image ou insérer une image encodée en base64.

Enregistrer

Cliquez sur "Enregistrer". La signature sera automatiquement ajoutée à vos nouveaux emails.

Exemple de signature simple mais efficace

Voici un modèle de signature équilibré :

Marie Dupont
Responsable Communication

Entreprise ABC
Tél : +33 1 23 45 67 89
Email : marie.dupont@entreprise-abc.fr
Web : www.entreprise-abc.fr

Suivez-nous : LinkedIn | Twitter

Cette signature tient en 7 lignes, contient toutes les informations essentielles et reste lisible sur mobile.

Utiliser du HTML personnalisé

Pour plus de contrôle sur le design, vous pouvez créer une signature en HTML. Attention : le HTML dans les emails a ses limites (pas de JavaScript, CSS inline uniquement).

Exemple de signature HTML

```html

Marie Dupont
Responsable Communication

Tél : +33 1 23 45 67 89
marie.dupont@entreprise-abc.fr
www.entreprise-abc.fr

```

Pour utiliser du HTML personnalisé dans le webmail Infomaniak :

Dans l'éditeur de signature, passez en mode "Source" ou "HTML"
Collez votre code HTML
Enregistrez et prévisualisez

Gérer plusieurs signatures

Vous pouvez avoir besoin de signatures différentes selon le contexte :

Signature complète pour les premiers contacts
Signature courte pour les échanges internes
Signature avec bannière promotionnelle temporaire
Signature personnelle vs professionnelle

Dans le webmail Infomaniak, créez plusieurs identités avec des signatures différentes. Lors de la rédaction d'un email, sélectionnez l'identité appropriée via le menu déroulant "De".

Bonnes pratiques pour les images

Logo de l'entreprise

Utilisez une image de petite taille (max 150px de large)
Format PNG avec fond transparent pour un meilleur rendu
Hébergez l'image sur un serveur fiable (votre site web, kDrive avec lien public)

Photo de profil

Une photo de profil humanise vos échanges, mais attention :

Photo professionnelle, pas une photo de vacances
Taille modeste (60-80px)
Tous les destinataires ne l'afficheront pas (certains clients bloquent les images)

Évitez les images intégrées en pièce jointe

Les images en pièce jointe (CID) alourdissent chaque email et peuvent déclencher les filtres antispam. Préférez les images hébergées sur un serveur (URL).

Astuce : héberger les images sur kDrive

Vous pouvez héberger les images de votre signature sur kDrive. Uploadez l'image, créez un lien de partage public, et utilisez ce lien dans votre signature HTML. L'image sera toujours disponible et servie depuis les serveurs Infomaniak.

Signature sur mobile et autres clients

La signature créée dans le webmail s'applique aux emails envoyés depuis le webmail. Pour les autres clients (Outlook, Thunderbird, iPhone, Android), vous devez configurer la signature séparément dans chaque application.

Conseil de cohérence

Créez votre signature "maître" dans un document, puis copiez-la dans chaque application. Cela garantit une cohérence visuelle quel que soit l'appareil utilisé.

Signature simplifiée sur mobile

Sur smartphone, les signatures longues sont encombrantes. Créez une version allégée :

Marie Dupont | Entreprise ABC
+33 1 23 45 67 89 | www.entreprise-abc.fr

Ou simplement :

Envoyé depuis mon mobile

Mentions légales et RGPD

Certaines entreprises ajoutent une mention légale en bas de signature :

Ce message et ses pièces jointes sont confidentiels. Si vous n'êtes pas le destinataire prévu, merci de le supprimer et de ne pas le diffuser.

Ces mentions n'ont pas de valeur juridique contraignante, mais elles rappellent les règles de confidentialité. Gardez-les courtes pour ne pas alourdir inutilement chaque email.

Conclusion

Une signature email soignée est un détail qui fait la différence. Elle renforce votre image professionnelle, facilite le contact et peut même servir d'outil marketing discret.

Prenez quelques minutes pour créer une signature claire, informative et visuellement cohérente avec votre identité de marque. Testez-la sur différents clients mail pour vous assurer qu'elle s'affiche correctement partout.