Utiliser les alias email pour mieux s'organiser

Un alias email est une adresse secondaire qui redirige vers votre boîte principale. Avec Infomaniak, vous pouvez créer autant d'alias que nécessaire pour organiser votre communication, filtrer vos emails et protéger votre adresse principale. C'est un outil puissant et sous-utilisé.

Créer mon compte Mail Infomaniak

Qu'est-ce qu'un alias email ?

Un alias est une adresse email qui renvoie vers une boîte existante. Ce n'est pas une nouvelle boîte mail (pas de stockage supplémentaire, pas de connexion séparée). C'est simplement une "porte d'entrée" alternative vers votre boîte principale.

Exemple : vous avez la boîte jean.dupont@entreprise.fr. Vous créez l'alias contact@entreprise.fr. Les emails envoyés à contact@entreprise.fr arrivent dans la boîte de jean.dupont@entreprise.fr.

Alias vs Redirection vs Boîte partagée

Ces trois concepts sont souvent confondus :

• Alias : Une adresse secondaire qui arrive dans votre boîte. Vous pouvez envoyer des emails "en tant que" l'alias.
• Redirection : Transfère automatiquement les emails vers une autre adresse (peut être externe). L'email original n'est pas conservé sur le serveur.
• Boîte partagée : Une vraie boîte email accessible par plusieurs utilisateurs avec leurs propres identifiants.

Cas d'usage des alias

1. Adresses génériques d'entreprise

Plutôt que de divulguer votre adresse personnelle, créez des alias génériques :

• contact@entreprise.fr → pour les demandes générales
• devis@entreprise.fr → pour les demandes de devis
• support@entreprise.fr → pour le support client
• factures@entreprise.fr → pour la comptabilité

Ces alias peuvent être redirigés vers la bonne personne. Si la personne change de poste, il suffit de modifier l'alias sans impacter la communication externe.

2. Filtrage automatique

Créez un alias différent pour chaque type d'inscription en ligne :

• newsletters@votredomaine.fr → pour les newsletters
• achats@votredomaine.fr → pour les confirmations d'achat
• alertes@votredomaine.fr → pour les alertes automatiques

Ensuite, créez un filtre basé sur le destinataire : tous les emails envoyés à newsletters@ vont dans le dossier "Newsletters". Tri automatique garanti.

3. Protection contre le spam

Vous vous inscrivez sur un site dont vous doutez de la fiabilité ? Utilisez un alias dédié. Si cet alias reçoit du spam, vous pouvez le supprimer sans impacter votre adresse principale.

Cette technique permet aussi d'identifier qui a vendu ou exposé votre adresse : si vous recevez du spam sur siteX@votredomaine.fr, vous savez que siteX a été compromis ou peu scrupuleux.

4. Identités multiples

Vous avez plusieurs activités ? Créez un alias pour chacune :

• jean@dupont-consulting.fr → pour votre activité de consultant
• jean@dupont-formation.fr → pour votre activité de formateur

Les deux arrivent dans la même boîte, mais vous pouvez répondre avec l'identité appropriée.

Créer un alias avec Infomaniak

La création d'alias se fait dans Infomaniak Manager, pas dans le webmail.

Envoyer des emails depuis un alias

Recevoir des emails sur un alias, c'est automatique. Mais pour envoyer des emails en utilisant l'alias comme adresse d'expéditeur, vous devez configurer une identité.

Dans le webmail Infomaniak

1. Paramètres → Identités
2. Créez une nouvelle identité
3. Entrez l'alias comme adresse email
4. Configurez le nom d'affichage et la signature si nécessaire
5. Enregistrez

Lors de la rédaction d'un email, vous pourrez choisir depuis quelle identité (donc quel alias) envoyer.

Dans Outlook, Thunderbird, etc.

La plupart des clients mail permettent d'ajouter des identités ou adresses d'envoi supplémentaires. Cherchez dans les paramètres du compte l'option "Identités" ou "Adresses de réponse".

Alias catch-all : capturer tout

Infomaniak permet de configurer un alias "catch-all" (attrape-tout). Tous les emails envoyés à n'importe quelle adresse de votre domaine (même non existante) arrivent dans une boîte spécifique.

Exemple : vous configurez *@entreprise.fr vers admin@entreprise.fr. Un email envoyé à nimportequoi@entreprise.fr arrivera chez admin@entreprise.fr.

Avantages du catch-all

• Ne jamais manquer un email envoyé à une adresse mal orthographiée
• Pouvoir donner des adresses à la volée (clientX@entreprise.fr) sans les créer
• Détecter les tentatives de spam génériques

Inconvénients du catch-all

• Attire beaucoup de spam (les spammeurs essaient des adresses au hasard)
• Peut masquer des erreurs de configuration (email qui devrait bouncer mais qui arrive)

Bonnes pratiques

Documenter vos alias

Tenez une liste de vos alias, leur usage et vers quelle boîte ils pointent. Quand vous aurez 15 alias, vous serez content de pouvoir vous y retrouver.

Utiliser des conventions de nommage

Adoptez une logique cohérente :

• service-type@domaine.fr (support-technique@, commercial-nord@)
• prenom.nom@domaine.fr pour les personnes
• fonction@domaine.fr pour les rôles (direction@, comptabilite@)

Nettoyer régulièrement

Les alias obsolètes peuvent causer des confusions. Faites un audit annuel et supprimez ceux qui ne servent plus.

Combiner avec les filtres

L'alias seul ne trie pas les emails. Créez un filtre qui déplace les emails destinés à l'alias vers un dossier dédié. Exemple : tout ce qui arrive à newsletters@ va dans le dossier "Newsletters".

Limites des alias

Les alias ne sont pas la solution à tout :

• Pas de stockage séparé – Tout arrive dans la même boîte, qui peut devenir encombrée
• Pas de gestion multi-utilisateurs – Pour que plusieurs personnes gèrent la même adresse, préférez une boîte partagée
• Pas de quota spécifique – Les emails des alias consomment le quota de la boîte principale

Pour ces besoins, envisagez une boîte mail dédiée ou une boîte partagée plutôt qu'un alias.

Conclusion

Les alias email sont un outil simple mais puissant pour organiser votre communication. Ils permettent de multiplier vos points de contact sans complexifier la gestion, de filtrer automatiquement vos emails et de protéger votre adresse principale.

Commencez par créer quelques alias pour vos usages les plus évidents (contact@, support@), puis étendez progressivement selon vos besoins.

Créer mon compte Mail Infomaniak