La crainte numéro un lors d'une migration email ? Perdre des messages ou subir une interruption de service. Bonne nouvelle : avec la bonne méthode, votre migration peut être totalement transparente. Voici comment nous procédons chez InfoSwitch.
Le principe : migration en arrière-plan
L'idée clé est de ne jamais couper l'ancien système avant que le nouveau soit 100% opérationnel et synchronisé. Pendant toute la durée de la migration, vous continuez à travailler normalement.
Préparation en parallèle
Configuration du nouvel hébergement pendant que l'ancien continue de fonctionner
Synchronisation des données
Copie de tous les emails vers le nouveau serveur, sans toucher à l'ancien
Bascule DNS
Redirection du flux email vers le nouveau serveur
Double réception temporaire
Surveillance des deux systèmes pour ne rien manquer
Phase 1 : Préparation (J-7 à J-3)
Création de l'environnement cible
- Création du Service Mail Infomaniak
- Configuration des boîtes mail (mêmes adresses)
- Configuration des alias et redirections
- Préparation des enregistrements DNS (sans les appliquer)
Réduction du TTL DNS
Le TTL (Time To Live) indique combien de temps les serveurs DNS gardent en cache vos enregistrements. En le réduisant à l'avance :
- Passez le TTL de 3600 (1h) à 300 (5 min)
- Attendez 24-48h que le changement se propage
- La bascule finale sera ainsi beaucoup plus rapide
Phase 2 : Synchronisation (J-3 à J-1)
Migration IMAP en arrière-plan
Nous utilisons des outils de migration IMAP qui :
- Se connectent à l'ancien serveur en lecture seule
- Copient tous les emails vers le nouveau serveur
- Préservent la structure des dossiers
- Conservent les dates et statuts (lu/non lu)
Pendant ce temps, vous continuez à utiliser votre ancienne messagerie normalement.
Synchronisation incrémentale
Une fois la copie initiale terminée, nous activons la synchronisation incrémentale :
- Les nouveaux emails arrivant sur l'ancien serveur sont automatiquement copiés
- Les modifications (suppressions, déplacements) sont reflétées
- Les deux serveurs restent synchronisés jusqu'à la bascule
Avantage clé
Vous pouvez tester le nouveau serveur (webmail, envoi de test) avant la bascule, en toute sécurité. L'ancien serveur reste votre système de production.
Phase 3 : Bascule DNS (Jour J)
Choix du moment
Nous planifions la bascule à un moment de faible activité :
- Tôt le matin (6h-7h)
- Le week-end
- En dehors des périodes critiques (fin de mois, événements...)
Modification des enregistrements MX
Nous modifions l'enregistrement MX pour pointer vers Infomaniak :
| Avant | Après |
|---|---|
| MX → ancien-serveur.com | MX → mta.infomaniak.ch |
Propagation DNS
Grâce au TTL réduit, la propagation est rapide :
- 5-15 minutes pour la plupart des serveurs
- Maximum 1-2 heures pour les plus lents
Phase 4 : Double réception (J à J+2)
Pourquoi la double réception ?
Pendant la propagation DNS, certains serveurs envoient encore vers l'ancien hébergeur. Pour ne rien perdre :
- L'ancien serveur reste actif en réception
- Nous configurons un transfert automatique vers le nouveau
- Tout email arrivant sur l'ancien est immédiatement redirigé
Durée recommandée
Maintenez la double réception pendant 48 à 72 heures pour être sûr de capturer tous les emails en transit.
Phase 5 : Configuration des postes (J à J+3)
Approche progressive
Nous configurons les postes utilisateurs après la bascule DNS :
- L'utilisateur se connecte au nouveau serveur
- Il retrouve tous ses emails (déjà synchronisés)
- Les nouveaux emails arrivent directement sur le nouveau serveur
Pas de perte de productivité
Pendant la configuration des postes :
- Le webmail Infomaniak est immédiatement accessible
- Les utilisateurs peuvent travailler sans attendre
- Les clients desktop sont configurés progressivement
Gestion des cas particuliers
Emails envoyés pendant la migration
Les emails que vous envoyez pendant la migration partent normalement depuis votre client email. Ils sont envoyés via le serveur configuré dans votre client (ancien ou nouveau selon l'étape).
Réponses à d'anciens emails
Les réponses arrivent à l'adresse email, pas au serveur. Elles suivent donc l'enregistrement MX actif et arrivent au bon endroit.
Listes de diffusion et newsletters
Les emails marketing arrivent normalement. La bascule MX est transparente pour les expéditeurs.
Ce qui peut mal tourner (et comment l'éviter)
Problème : Mot de passe différent
L'utilisateur se connecte au nouveau serveur avec l'ancien mot de passe qui ne fonctionne pas.
Solution
Nous créons les comptes avec les mêmes mots de passe que l'ancien système (ou nous communiquons les nouveaux).
Problème : Emails en spam
Les premiers emails envoyés depuis le nouveau serveur finissent en spam chez les destinataires.
Solution
Nous configurons SPF, DKIM et DMARC avant la bascule pour une délivrabilité optimale dès le premier email.
Problème : Client email cache l'ancien serveur
Le client email continue de se connecter à l'ancien serveur malgré le changement DNS.
Solution
Nous reconfigurons le client email avec les nouveaux paramètres serveur, plutôt que de compter sur le DNS.
Chronologie type d'une migration
J-7
Audit et préparation de l'environnement Infomaniak
J-3
Réduction TTL DNS, lancement de la synchronisation IMAP
J-1
Vérification de la synchronisation, tests d'envoi depuis le nouveau serveur
Jour J (matin)
Bascule DNS, activation de la double réception
Jour J (journée)
Configuration progressive des postes utilisateurs
J+3
Désactivation de l'ancien serveur, rétablissement du TTL DNS normal
Conclusion
Une migration email sans interruption est tout à fait possible avec la bonne méthode. L'essentiel est de ne jamais couper l'ancien système avant que le nouveau soit totalement opérationnel.
Chez InfoSwitch, c'est la méthode que nous appliquons systématiquement. Résultat : zéro email perdu, zéro interruption de service.
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