Fallstudie: Ein Startup wechselt in 1 Woche zu kSuite

DataPulse (Name geändert) ist ein in Paris ansässiges Startup, das auf Datenanalyse für die Einzelhandelsbranche spezialisiert ist. Das 12-köpfige Team, gegründet 2022, nutzte Google Workspace von Anfang an. Im Jahr 2025 entschied man sich für die Migration zu kSuite. Hier ist ihre Geschichte.

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Der Wendepunkt

Wie viele Tech-Startups hatte DataPulse Google Workspace standardmäßig gewählt. Gmail, Drive, Meet: das Google-Ökosystem war vertraut, leistungsstark und die Startup-Preise waren anfangs attraktiv.

Doch als das Unternehmen wuchs, tauchten Fragen auf.

„Wir beraten unsere Kunden, ihre Daten zu schützen und bei Big Tech vorsichtig zu sein – und trotzdem liegen unsere eigenen E-Mails bei Google. Das war ein Widerspruch."

Den letzten Ausschlag gab ein Interessent aus dem Bankensektor, der fragte, wo die per E-Mail ausgetauschten Daten gehostet werden. Die Antwort „bei Google, wahrscheinlich in den USA" war nicht zufriedenstellend.

Die Anforderungen

Das Team legte seine Anforderungen an die neue Lösung fest:

• Europäisches Hosting, idealerweise außerhalb der EU, um auch europäischen Überwachungsvorschriften zu entgehen
• E-Mail + Kalender + Speicher + Videokonferenz integriert
• Echtzeit-Zusammenarbeit an Dokumenten (Google Docs wurde intensiv genutzt)
• Angemessene Preise für ein kostenbewusstes Startup
• Einfache Migration, das Team hatte keine Zeit zu verlieren

Nach der Bewertung mehrerer Optionen (ProtonMail + Nextcloud, Zoho, Infomaniak) fiel die Wahl auf kSuite.

Warum kSuite?

Mehrere Faktoren gaben den Ausschlag:

Schweizer Hosting

Die Schweiz bietet einzigartigen rechtlichen Schutz: kein Cloud Act, keine aufdringlichen Überwachungsgesetze, eine Tradition der Vertraulichkeit. Für ein Startup, das sensible Handelsdaten verarbeitet, ist das ein kommerzielles Verkaufsargument.

Vollständige Integration

kSuite enthält alles: kMail, kDrive, kMeet, kChat, Office-Suite. Kein Zusammenstellen mehrerer Softwarekomponenten notwendig.

Kompatibilität mit bestehenden Gewohnheiten

Die Infomaniak-Webmail-Oberfläche ähnelt Gmail genug für einen reibungslosen Übergang. kDrive funktioniert wie Drive, kMeet wie Meet.

Kundensupport

Anders als bei Google, wo der Support für kleine Teams praktisch nicht existiert, bietet Infomaniak echten menschlichen Support auf Französisch.

Die 5-tägige Migration

Das Team entschied sich, die Migration selbst durchzuführen, ohne externen Anbieter. So lief es ab.

Tag 1: Vorbereitung

12 kSuite-Konten erstellt. Kontakte aus Google Contacts importiert (CSV-Export, Import in Infomaniak). Smartphones für Paralleltests konfiguriert.

Tag 2: Drive-zu-kDrive-Migration

Das kDrive-Migrationstool von Google Drive verwendet. Die ~80 GB gemeinsamer Dateien wurden in wenigen Stunden übertragen. Struktur und Freigabeberechtigungen überprüft.

Tag 3: E-Mail-Migration

IMAP-Migration der 12 Postfächer. Die größten Postfächer (5–8 GB) dauerten mehrere Stunden. Migration am Abend gestartet, am nächsten Morgen abgeschlossen.

Tag 4: DNS-Umstellung

MX-Einträge geändert. Neue E-Mails kommen nun bei Infomaniak an. E-Mail-Clients neu konfiguriert (hauptsächlich Webmail und Mobil, da das Team kein Outlook nutzt).

Tag 5: Schulung und Anpassungen

2-stündige Sitzung mit dem gesamten Team zur Vorstellung der neuen Tools. Schwerpunkt auf kDrive (kollaboratives Bearbeiten) und kChat (Ersatz für Google Chat). Sonderfälle gelöst.

Anpassungen nach der Migration

Nicht alles war von Anfang an perfekt. Einige Anpassungen waren nötig.

Von Google Docs zu OnlyOffice

Das kollaborative Bearbeiten in kDrive verwendet OnlyOffice, das sich von Google Docs unterscheidet. Einige Gewohnheiten mussten sich ändern: Tastenkürzel sind anders, manche Funktionen befinden sich an anderen Stellen. Nach 2 Wochen hatten sich alle angepasst.

Von Google Meet zu kMeet

kMeet basiert auf Jitsi und funktioniert sehr gut, aber die Oberfläche ist anders. Die Nutzer mussten neu lernen, wo sie Bildschirmfreigabe, In-Meeting-Chat usw. finden.

Drittanbieter-Integrationen

Einige vom Team verwendete Tools hatten native Google-Integrationen (Slack, Notion). Diese Integrationen mussten auf Standardprotokolle (CalDAV für Kalender, zum Beispiel) statt Google-APIs umgestellt werden.

6 Monate später: Die Bilanz

Was gut funktioniert

• E-Mail: kein merklicher Unterschied zu Gmail, das Webmail ist schnell und angenehm
• Kalender: CalDAV funktioniert perfekt mit allen Geräten
• Speicher: kDrive erfüllt die Anforderungen, die Versionierung ist ein praktisches Feature
• Support: die wenigen Male, die er benötigt wurde, war die Antwort schnell und hilfreich

Was weniger ideal ist

• OnlyOffice vs. Google Docs: Echtzeit-Zusammenarbeit ist etwas weniger flüssig, gelegentliche Fehler
• kChat vs. Slack/Google Chat: weniger Funktionen (Threads, erweiterte Reaktionen), aber für den Anwendungsfall ausreichend
• Kein Google-Forms-Äquivalent: das Team nutzt jetzt Tally oder Typeform

Der kommerzielle Einfluss

Schweizer Hosting ist zu einem kommerziellen Argument geworden. In den letzten 3 Ausschreibungen wurde die Frage des Daten-Hostings gestellt. DataPulse konnte klar antworten, was dazu beitrug, 2 dieser Aufträge zu gewinnen.

„Was als ethische Entscheidung begann, wurde zu einem Wettbewerbsvorteil. Das hatten wir in diesem Ausmaß nicht erwartet."

Der finanzielle Einfluss

Ratschläge für Startups, die unschlüssig sind

Hier sind die Ratschläge des DataPulse-Teams für Startups, die eine ähnliche Migration in Betracht ziehen.

Früh handeln

Je länger man wartet, desto mehr Daten müssen migriert und desto mehr Gewohnheiten müssen geändert werden. Wenn Datensouveränität wichtig ist, besser jetzt migrieren.

Eine ruhige Woche einplanen

Die Migration ist nicht kompliziert, aber sie erfordert Aufmerksamkeit. Nicht während einer Hochdruckphase durchführen.

Das Team schulen

Den Habituswechsel nicht unterschätzen. Eine Gruppentrainingssitzung spart viel Zeit bei individuellen Fragen.

Die Unterschiede akzeptieren

kSuite ist kein Google-Workspace-Klon. Einige Dinge sind anders. Das akzeptieren, anstatt zu versuchen, alles identisch zu replizieren.

Fazit

Für DataPulse war die Migration zu kSuite eine strategische Entscheidung, die sich ausgezahlt hat. Das Team gewann an Konsistenz (Datensouveränität empfehlen und selbst praktizieren), kommerzieller Wettbewerbsfähigkeit und Kosteneinsparungen.

Der Übergang erforderte moderaten Aufwand (~20 Arbeitsstunden) und das Team passte sich schnell an. Sechs Monate später vermisst niemand Google Workspace.

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