Benutzerverwaltung im Infomaniak Manager

Die Benutzerverwaltung ist eine der häufigsten Aufgaben für einen kSuite- oder Mail-Hosting-Administrator. Neueinstellungen, Abgänge, Rollenänderungen: Dieser Leitfaden beschreibt alle Vorgänge zur Verwaltung von Benutzerkonten.

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Zugriff auf die Benutzerverwaltung

1. Am Infomaniak Manager anmelden
2. Ihr Produkt auswählen (kSuite oder Mail Hosting)
3. Im Menü auf „Benutzer" oder „E-Mail-Adressen" klicken

Sie gelangen zur Benutzerliste mit deren Status, Rolle und verfügbaren Aktionen.

Einen neuen Benutzer erstellen

Einfache Erstellung

Zugangsdaten übermitteln

Zwei Möglichkeiten zur Passwortübermittlung:

• Automatische E-Mail – Option für Willkommens-E-Mail aktivieren
• Einrichtungslink – Der Benutzer legt sein eigenes Passwort fest
• Manuelle Übermittlung – Sie teilen das Passwort über einen anderen Kanal mit

Die zweite Option (Einrichtungslink) ist aus Sicherheitsgründen vorzuziehen.

Einen Benutzer ändern

Bearbeitbare Informationen

• Vor- und Nachname – Bei Fehler oder Namensänderung
• Passwort – Zurücksetzen, wenn vergessen
• Rolle – Beförderung oder Herabstufung
• Aliase – Sekundäre Adressen hinzufügen
• Kontingente – Spezifische Speicherlimits

Ein Passwort zurücksetzen

1. Benutzer auswählen
2. Auf „Passwort ändern" oder „Zurücksetzen" klicken
3. Wählen:
   • Neues Passwort von Ihnen festgelegt
   • Einen Zurücksetzungslink an den Benutzer senden

Die Rolle eines Benutzers ändern

Um Admin-Berechtigungen zu erteilen:

1. Benutzer auswählen
2. Ihre Rolle ändern: Benutzer → Administrator
3. Bestätigen

Hinweis: Ein Administrator hat Zugriff auf die Verwaltung aller Benutzer.

Aliase verwalten

Ein Alias ist eine sekundäre Adresse, die an das Postfach des Benutzers weitergeleitet wird.

Einen Alias hinzufügen

1. Benutzer auswählen
2. Abschnitt „Aliase" oder „Sekundäre Adressen"
3. Den gewünschten Alias hinzufügen (z. B. max@firma.de zusätzlich zu max.mustermann@firma.de)

Einen Alias entfernen

Im selben Abschnitt nicht mehr benötigte Aliase entfernen.

Einen Benutzer deaktivieren

Deaktivierung sperrt den Zugang, ohne Daten zu löschen.

Wann deaktivieren?

• Vorübergehende Abwesenheit (längere Auszeit)
• Endgültiger Abgang, aber Daten müssen erhalten bleiben
• Verdächtiges Konto (während der Untersuchung)

Wie deaktivieren

1. Benutzer auswählen
2. Auf „Deaktivieren" klicken oder den Status umschalten
3. Bestätigen

Der Benutzer kann sich nicht mehr anmelden, aber E-Mails kommen weiterhin an (sie sammeln sich an).

Einen Benutzer löschen

Die Löschung ist nach einer Gnadenfrist dauerhaft.

Vor dem Löschen

Löschvorgang

1. Benutzer auswählen
2. Auf „Löschen" klicken
3. Bestätigen (oft müssen Sie den Namen eingeben, um Fehler zu vermeiden)
4. Das Konto tritt in eine Gnadenfrist ein (Wiederherstellung möglich)
5. Nach der Gnadenfrist dauerhafte Löschung

Abgänge verwalten

Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, gehen Sie in dieser Reihenfolge vor:

Am Abgangstag

1. Das Konto deaktivieren (sperrt den sofortigen Zugang)
2. Das Passwort ändern (zusätzliche Sicherheit)
3. Aktive Sitzungen und App-Passwörter widerrufen

In den folgenden Wochen

1. Eine automatische Antwort einrichten („X arbeitet nicht mehr hier, wenden Sie sich bitte an Y")
2. Oder E-Mails an einen Kollegen weiterleiten
3. Wichtige Daten übertragen

Nach einigen Monaten

1. E-Mails archivieren, falls erforderlich (gesetzliche Aufbewahrungspflichten)
2. Das Konto löschen

Massenimport und -export

CSV-Import

Um mehrere Benutzer auf einmal zu erstellen:

1. Eine CSV-Datei mit den erforderlichen Spalten vorbereiten:
   • first_name
   • last_name
   • email
   • (optional) password
2. Im Manager „Importieren" oder „Massenimport" verwenden
3. Datei hochladen
4. Spalten bei Bedarf zuordnen
5. Import starten
6. Ergebnisse prüfen (Erfolge und Fehler)

Listenexport

Um die Benutzerliste zu exportieren:

1. Zur Benutzerliste gehen
2. Auf „Exportieren" oder das Download-Symbol klicken
3. Format wählen (CSV, Excel)

Nützlich für Prüfungen, Dokumentation oder Migration zu einem anderen System.

Best Practices

Namenskonvention

Legen Sie eine einheitliche Konvention für E-Mail-Adressen fest:

• vorname.nachname@firma.de (am häufigsten)
• v.nachname@firma.de (Unternehmen mit Namensdopplungen)
• vorname@firma.de (kleine Organisation)

Dokumentieren Sie die Konvention und wenden Sie sie konsequent an.

Formalisierte Prozesse

Erstellen Sie schriftliche Verfahren für:

• Kontoerstellung (Onboarding)
• Kontoänderung (Rollenänderung)
• Kontolöschung (Offboarding)

Dies gewährleistet Konsistenz, auch wenn mehrere Personen die Verwaltung übernehmen.

Regelmäßige Überprüfung

Planen Sie eine monatliche oder vierteljährliche Überprüfung:

• Inaktive Konten deaktivieren/löschen
• Rollen anpassen
• Veraltete Aliase bereinigen

Fazit

Die Benutzerverwaltung im Infomaniak Manager ist intuitiv, profitiert aber von einem strukturierten Ansatz. Durch klare Verfahren und regelmäßige Überprüfungen erhalten Sie eine saubere und sichere Umgebung.

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