Ärzte und Gesundheitsfachleute: Wo sollten Sie Ihre Patientendaten hosten?

Ärzte, Zahnärzte, Physiotherapeuten, Pflegepersonal: Sie verarbeiten täglich einige der sensibelsten Daten, die es gibt. Die DSGVO klassifiziert Gesundheitsdaten als besondere Kategorie, die verstärktem Schutz unterliegt. Wo sollten Sie Ihre E-Mails, Terminkalender und Patientenkommunikation hosten? Dieser Artikel gibt einen Überblick über rechtliche Pflichten und praktische Lösungen.

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Gesundheitsdaten: Wovon reden wir genau?

Die DSGVO definiert Gesundheitsdaten als alle Informationen über den körperlichen oder geistigen Gesundheitszustand einer Person, vergangene, gegenwärtige oder zukünftige. Diese Definition ist bewusst breit gefasst und umfasst weit mehr als die Patientenakte im engeren Sinne.

Konkret gelten folgende Daten als Gesundheitsdaten:

• Bei einer ärztlichen Konsultation gesammelte Informationen
• Test- und Analyseergebnisse
• Verschreibungen
• Sozialversicherungsnummern (die Gesundheitsinformationen preisgeben können)
• Arzttermine (die offenbaren, dass eine Person einen bestimmten Spezialisten aufsucht)
• E-Mail-Austausch über die Gesundheit eines Patienten

Diese letzte Kategorie wird oft übersehen. Doch wenn ein Patient schreibt, um seine Symptome zu beschreiben oder Ihnen seine Testergebnisse zusendet, enthalten diese E-Mails im Sinne der DSGVO Gesundheitsdaten.

Der französische Rechtsrahmen

In Frankreich unterliegen Gesundheitsdaten einem doppelten Regime: der europäischen DSGVO und den französischen Vorschriften zur Aufbewahrung von Gesundheitsdaten (HDS – Hébergement de Données de Santé).

HDS-Zertifizierung: Pflicht oder nicht?

Die HDS-Zertifizierung ist für Hosting-Anbieter obligatorisch, die Gesundheitsdaten im Auftrag Dritter (Gesundheitseinrichtungen, Labore usw.) speichern. Für selbstständige Gesundheitsfachleute ist die Situation jedoch differenzierter.

Die Unterscheidung ist wichtig: Ihre Praxisverwaltungssoftware (mit Patientenakten) muss bei einem HDS-zertifizierten Anbieter gehostet werden. Aber Ihre allgemeine professionelle E-Mail kann bei einem DSGVO-konformen Anbieter wie Infomaniak gehostet werden.

CNIL-Empfehlungen

Die CNIL (französische Datenschutzbehörde) erinnert Gesundheitsfachleute regelmäßig an ihre Datensicherheitspflichten. Empfohlene Maßnahmen umfassen:

• Starke, eindeutige Passwörter verwenden
• Sensible Daten verschlüsseln
• Regelmäßige Backups durchführen
• Zugang auf autorisiertes Personal beschränken
• Europäische Hosting-Anbieter bevorzugen, um Übertragungen außerhalb der EU zu vermeiden

Dieser letzte Punkt begünstigt stark einen Hosting-Anbieter wie Infomaniak, dessen Server in der Schweiz stehen, einem Land, das von der Europäischen Kommission als angemessenes Schutzniveau bietend anerkannt wird.

Das Problem mit Verbraucher-E-Mail-Diensten

Zu viele Gesundheitsfachleute nutzen noch immer Gmail oder Outlook für ihre berufliche Kommunikation. Das ist aus mehreren Gründen problematisch.

Automatische Inhaltsanalyse

Google analysiert den Inhalt von Gmail-E-Mails, um Werbung zu personalisieren und seine Dienste zu verbessern. Obwohl das Unternehmen behauptet, den E-Mail-Inhalt seit 2017 nicht mehr für Werbezwecke zu verwenden, bleibt die automatische Analyse für andere Funktionen aktiv (Filterung, Antwortenvorschläge).

Für einen Gesundheitsfachmann ist der Gedanke, dass von einem Patienten beschriebene Symptome von Algorithmen analysiert werden könnten, schwer hinnehmbar, auch wenn diese Analyse automatisiert ist.

Der US Cloud Act

Wie wir es für Anwälte erörtert haben, ist das Risiko für Gesundheitsfachleute identisch. Bei amerikanischen Unternehmen gehostete Daten sind potenziell für US-Behörden zugänglich, was ein Problem für die ärztliche Schweigepflicht darstellt.

Fehlende angemessene vertragliche Garantien

Die allgemeinen Nutzungsbedingungen von Verbraucherdiensten sind nicht für Gesundheitsdaten konzipiert. Sie bieten nicht die Vertraulichkeits- und Sicherheitsgarantien, die ein Gesundheitsfachmann zu Recht erwarten darf.

Infomaniak: Eine für Gesundheitsfachleute geeignete Lösung

Infomaniak ist nicht HDS-zertifiziert (diese Zertifizierung betrifft speziell Hosting-Anbieter für Patientenakten), aber der Schweizer Hosting-Anbieter bietet alle notwendigen Garantien für E-Mail und Kollaborationstools, die von Gesundheitsfachleuten genutzt werden.

Schweizer Hosting: Neutralität im Dienst der Vertraulichkeit

Die Schweiz unterliegt weder dem US Cloud Act noch den europäischen Datenspeicherungsrichtlinien. Ausländische Behörden können keinen Zugang zu in der Schweiz gehosteten Daten verlangen, ohne offizielle diplomatische Verfahren einzuleiten.

Für einen Arzt bedeutet das, dass die Kommunikation mit Patienten wirklich vertraulich bleibt. Keine ausländische Behörde kann ohne Wissen des Fachmanns darauf zugreifen.

Sicherheit auf hohem Niveau

Infomaniaks Rechenzentren sind ISO 27001 zertifiziert, dem internationalen Referenzstandard für Informationssicherheit. Sie befinden sich in der Schweiz, werden zu 100 % mit erneuerbaren Energien betrieben und unterliegen den strengsten Kontrollen.

Auf den medizinischen Praxisalltag zugeschnittene Werkzeuge

Infomaniaks E-Mail fügt sich nahtlos in den Alltag einer Arztpraxis ein. Der gemeinsame Kalender ermöglicht die Terminverwaltung, das Adressbuch zentralisiert Patientenkontakte und Korrespondenten, und das Webmail ist von überall zugänglich.

kDrive ermöglicht die sichere Speicherung und Freigabe von Dokumenten. Muss ein Patient Ihnen seine Testergebnisse zusenden? Erstellen Sie einen sicheren Upload-Link statt Dateien per E-Mail zu empfangen.

kMeet bietet die Möglichkeit, Telemedizin-Konsultationen sicher durchzuführen. Der Videostream läuft ausschließlich über Infomaniaks Schweizer Server, ohne amerikanische Drittanbieter zu durchlaufen.

Best Practices für die Patientenkommunikation

Über die Wahl des Hosting-Anbieters hinaus stärken mehrere Best Practices die Sicherheit Ihrer digitalen Kommunikation.

Sensible Daten in E-Mails begrenzen

E-Mail ist, selbst wenn gesichert, nicht der ideale Kanal für den Austausch sensibler medizinischer Daten. Verwenden Sie nach Möglichkeit die sichere Messaging-Funktion Ihrer Praxisverwaltungssoftware.

Vermeiden Sie für Standard-E-Mail-Austausche die Detaillierung von Diagnosen oder Behandlungen. Bevorzugen Sie allgemeine Formulierungen und schlagen Sie vor, dass der Patient die Details beim Termin bespricht.

Sichere Freigabe für Dokumente nutzen

Verwenden Sie statt E-Mail-Anhängen die sicheren Freigabefunktionen von kDrive. Sie können den Link mit einem Passwort schützen und ein Ablaufdatum festlegen. Das Dokument wird nie im E-Mail-Postfach des Patienten gespeichert, was die Risiken bei einem Hacking seines Kontos reduziert.

Praxispersonal schulen

Datensicherheit hängt auch von der Sensibilisierung des gesamten Teams ab. Medizinische Empfangsmitarbeiter, Assistenten: Alle müssen die Best Practices und die mit Gesundheitsdaten verbundenen Risiken kennen.

Zwei-Faktor-Authentifizierung aktivieren

Diese einfache, aber wirksame Maßnahme schützt Ihr Konto, selbst wenn Ihr Passwort kompromittiert wird. Infomaniak bietet mehrere Methoden: Authentifizierungs-App, SMS, physischer Sicherheitsschlüssel.

Migration von Gmail oder Outlook: Wie vorgehen?

Nutzen Sie derzeit einen amerikanischen E-Mail-Dienst und möchten zu Infomaniak migrieren? Hier sind die wichtigsten Schritte.

1. Infomaniak-Konto erstellen

Abonnieren Sie je nach Bedarf den Mail-Hosting- oder kSuite-Tarif. Für eine Einzelpraxis ist Mail-Hosting meist ausreichend. Für eine Gemeinschaftspraxis mit Kollaborationsbedarf bietet kSuite mehr Funktionen.

2. Ihre Domain konfigurieren

Wenn Sie bereits Ihren eigenen Domainnamen verwenden (z. B. dr-mueller.de), behalten Sie ihn. Ändern Sie einfach die DNS-Einträge, um auf Infomaniak zu zeigen. Wenn Sie eine @gmail.com-Adresse verwenden, ist dies die perfekte Gelegenheit, Ihre Kommunikation mit einer eigenen Domain zu professionalisieren.

3. Vorhandene E-Mails importieren

Infomaniaks Migrationswerkzeug überträgt Ihre E-Mails aus Gmail oder Outlook automatisch. Ihre gesamte History wird erhalten, einschließlich der Ordnerstruktur.

4. Geräte konfigurieren

Desktop, Smartphone, Tablet: Alle Ihre Geräte können sich mit Ihrem neuen E-Mail-Dienst verbinden. Die Einstellungen sind standard (IMAP/SMTP) und die Konfiguration dauert nur wenige Minuten.

5. Patienten informieren

Wenn Sie die E-Mail-Adresse wechseln, planen Sie eine Übergangszeit. Richten Sie auf der alten Adresse eine automatische Antwort ein, um Ihre Kontakte zu informieren.

Kostenvergleich

Ist Schweizer Hosting teurer als amerikanische Alternativen? Nicht unbedingt.

Für einen Einzelpraktizierenden ist der Mail-Hosting-Tarif zu 1,50 € pro Monat unschlagbar. Für eine Gemeinschaftspraxis mit Kollaborationsbedarf bleibt kSuite gegenüber den amerikanischen Giganten wettbewerbsfähig und bietet überlegene Vertraulichkeitsgarantien.

Fazit

Gesundheitsdaten verdienen einen ihrer Sensibilität angemessenen Schutz. Während Ihre Praxisverwaltungssoftware bei einem HDS-zertifizierten Anbieter gehostet werden muss, kann Ihre professionelle E-Mail bei einem DSGVO-konformen Anbieter wie Infomaniak gehostet werden.

Schweizer Hosting bietet Vertraulichkeitsgarantien, die amerikanische Giganten nicht bieten können. Zu gleichem oder sogar geringerem Preis schützen Sie Ihre Patientenkommunikation wirksam und entsprechen den CNIL-Empfehlungen.

Die Migration ist unkompliziert und kann von Fachleuten begleitet werden. Warum weiterhin Risiken mit Hosting-Anbietern eingehen, die dem Cloud Act unterliegen?

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