Envoyer un document confidentiel par email, c'est comme envoyer une carte postale : tout le monde peut la lire sur le chemin. Le fichier se retrouve copié sur plusieurs serveurs, stocké dans la boîte de réception du destinataire, potentiellement archivé et indexé. kDrive offre une alternative bien plus sécurisée pour partager des fichiers professionnels.
Les limites du partage par email
L'email reste le réflexe numéro un pour envoyer des fichiers. Pourtant, cette habitude pose plusieurs problèmes.
La taille des fichiers
La plupart des serveurs de messagerie limitent la taille des pièces jointes à 10-25 Mo. Impossible d'envoyer une présentation riche en images, une vidéo de formation ou des plans techniques volumineux.
Certains contournent cette limite en utilisant des services comme WeTransfer, mais ces services gratuits ont leurs propres inconvénients : données hébergées aux États-Unis, conservation temporaire, publicités, limites de téléchargement.
La multiplication des copies
Quand vous envoyez un fichier par email, il se retrouve copié à plusieurs endroits : votre dossier "Envoyés", la boîte de réception du destinataire, éventuellement ses archives, les sauvegardes des serveurs de messagerie. Si le fichier est confidentiel, c'est autant de points d'exposition.
Et si vous devez envoyer une version mise à jour, vous créez de nouvelles copies. Le destinataire se retrouve avec plusieurs versions sans savoir laquelle est la bonne.
Aucun contrôle après envoi
Une fois l'email parti, vous perdez tout contrôle. Impossible de révoquer l'accès si les circonstances changent, impossible de savoir si le fichier a été ouvert ou transféré à d'autres personnes.
kDrive : le partage intelligent
kDrive est le service de stockage cloud d'Infomaniak. Au-delà du simple stockage, il offre des fonctionnalités de partage avancées qui répondent aux limites de l'email.
Partage par lien
Au lieu d'envoyer le fichier lui-même, vous envoyez un lien vers le fichier hébergé sur kDrive. Le destinataire clique et accède au document, sans que celui-ci ne soit copié dans sa boîte mail.
Avantages immédiats :
- Pas de limite de taille – Partagez des fichiers de plusieurs Go
- Une seule version – Mettez à jour le fichier, le lien pointe toujours vers la dernière version
- Contrôle maintenu – Vous pouvez révoquer l'accès à tout moment
Options de sécurité du lien
kDrive permet de paramétrer finement chaque lien de partage :
Options de sécurité kDrive
- Protection par mot de passe – Le lien seul ne suffit pas, il faut aussi le mot de passe
- Date d'expiration – Le lien devient inactif après la date définie
- Limite de téléchargements – Le fichier ne peut être téléchargé qu'un certain nombre de fois
- Accès restreint – Réservez l'accès à certaines adresses email
- Lecture seule / Édition – Contrôlez si le destinataire peut modifier le fichier
Lien de dépôt (Drop Box)
Parfois, c'est vous qui devez recevoir des fichiers. Au lieu de demander un envoi par email, créez un lien de dépôt kDrive. Vos correspondants peuvent y déposer des fichiers sans voir le contenu de votre dossier.
C'est idéal pour :
- Collecter des candidatures (CV, lettres de motivation)
- Recevoir des documents de clients (factures, justificatifs)
- Centraliser les contributions à un projet
Créer un partage sécurisé pas à pas
Voyons concrètement comment partager un fichier de manière sécurisée avec kDrive.
Sélectionnez le fichier
Dans l'interface kDrive (web ou application), cliquez droit sur le fichier ou dossier à partager. Sélectionnez "Partager".
Choisissez le type de partage
Lien public (tout le monde avec le lien) ou accès restreint (uniquement certains utilisateurs). Pour un partage externe, le lien public avec mot de passe est généralement le bon choix.
Configurez la sécurité
Activez la protection par mot de passe. Définissez une date d'expiration adaptée (7 jours pour un document ponctuel, plus long pour un partage récurrent).
Définissez les permissions
Consultation seule ou possibilité de télécharger ? Possibilité d'éditer le document ? Adaptez selon le besoin.
Partagez le lien et le mot de passe
Copiez le lien et envoyez-le par email. Transmettez le mot de passe par un autre canal (SMS, téléphone) pour renforcer la sécurité.
Cas d'usage professionnels
Voici quelques situations où le partage kDrive se révèle particulièrement pertinent.
Envoyer un devis ou une proposition commerciale
Plutôt que d'envoyer un PDF en pièce jointe, partagez un lien kDrive protégé par mot de passe. Vous gardez le contrôle : si le prospect ne donne pas suite, désactivez le lien. Si vous devez mettre à jour la proposition, modifiez le fichier sans renvoyer d'email.
Livrer un travail à un client
Vous livrez des maquettes, des rapports, des fichiers sources ? Créez un dossier partagé pour ce client. Déposez-y les livrables au fur et à mesure. Le client accède à tout depuis un seul lien, avec l'historique des livraisons.
Collecter des informations de nouveaux employés
Un nouveau collaborateur doit fournir RIB, carte d'identité, diplômes. Créez un lien de dépôt et envoyez-le lui. Il dépose ses documents directement dans votre kDrive, sans passer par des emails non sécurisés.
Collaborer sur un document avec un prestataire externe
Un prestataire externe doit contribuer à un document ? Partagez-le en mode édition. Vous travaillez sur la même version, avec l'historique des modifications. Plus de ping-pong de versions par email.
Bonnes pratiques de partage
Pour maximiser la sécurité de vos partages, adoptez ces bonnes pratiques.
Toujours protéger par mot de passe les fichiers sensibles
Un lien peut être transféré, copié, retrouvé dans un historique de navigation. Le mot de passe ajoute une couche de protection essentielle pour les documents confidentiels.
Toujours définir une date d'expiration
Un lien sans expiration reste actif indéfiniment. Prenez l'habitude de définir une durée de validité, même généreuse (30 jours, 90 jours). Vous pouvez toujours la prolonger si nécessaire.
Transmettre le mot de passe par un canal différent
Si vous envoyez le lien et le mot de passe dans le même email, un attaquant qui intercepte l'email a tout ce qu'il faut. Envoyez le lien par email et le mot de passe par SMS ou téléphone.
Nettoyer régulièrement les partages actifs
kDrive affiche la liste de tous vos liens de partage actifs. Faites un audit régulier et désactivez ceux qui ne sont plus nécessaires.
Utiliser des dossiers plutôt que des fichiers individuels
Plutôt que de créer un lien par fichier, regroupez les fichiers dans un dossier et partagez le dossier. C'est plus simple à gérer et vous pouvez ajouter des fichiers sans recréer de lien.
kDrive vs alternatives
Comment kDrive se compare-t-il aux autres solutions de partage ?
| Critère | kDrive | WeTransfer | Google Drive |
|---|---|---|---|
| Hébergement | Suisse | Pays-Bas/USA | USA |
| Mot de passe | Oui | Pro uniquement | Non |
| Expiration | Configurable | 7 jours (gratuit) | Non |
| Limite upload | Selon offre | 2 Go (gratuit) | Selon offre |
| Édition collaborative | Oui | Non | Oui |
| Intégration mail | kSuite | Non | Gmail |
kDrive offre le meilleur équilibre entre fonctionnalités et sécurité, avec l'avantage d'un hébergement suisse qui garantit la confidentialité de vos fichiers.
Intégration avec la messagerie Infomaniak
Si vous utilisez kSuite, kDrive s'intègre naturellement avec votre messagerie. Lors de la rédaction d'un email, vous pouvez insérer un lien kDrive plutôt qu'une pièce jointe classique. Le destinataire clique et accède au fichier, sans surcharger les boîtes mail.
Cette intégration permet aussi de paramétrer le comportement par défaut : convertir automatiquement les pièces jointes volumineuses en liens kDrive, par exemple.
Conclusion
Le partage de fichiers par email est une habitude tenace mais dépassée. Les solutions de stockage cloud comme kDrive offrent une alternative plus sûre, plus flexible et plus professionnelle.
Avec kDrive, vous gardez le contrôle de vos fichiers : qui y accède, pendant combien de temps, avec quelles permissions. Vos documents confidentiels restent hébergés en Suisse, protégés par les lois les plus strictes en matière de confidentialité.
Le temps d'apprendre les nouvelles habitudes est un investissement rapidement rentabilisé en sécurité et en efficacité.
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