Guide de l'administrateur kSuite : tout ce qu'il faut savoir

Administrer kSuite pour une organisation demande de comprendre les différentes fonctionnalités et options disponibles. Ce guide complet vous accompagne dans la gestion quotidienne : utilisateurs, sécurité, paramètres, dépannage. Gardez-le sous la main !

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Vue d'ensemble de l'administration kSuite

L'administration de kSuite se fait principalement via Infomaniak Manager, l'interface centralisée de gestion de tous les services Infomaniak.

Accéder à l'administration

1. Connectez-vous à manager.infomaniak.com
2. Sélectionnez votre organisation kSuite
3. Vous accédez au tableau de bord d'administration

Rôles d'administration

Plusieurs niveaux d'accès existent :

• Propriétaire – Accès total, gestion facturation
• Administrateur – Gestion des utilisateurs et paramètres
• Gestionnaire technique – Certains paramètres techniques
• Utilisateur – Accès aux services, pas à l'administration

Gestion des utilisateurs

Créer un utilisateur

1. Dans Manager, allez dans "Utilisateurs" ou "Membres"
2. Cliquez sur "Ajouter un utilisateur"
3. Renseignez :
   • Prénom, nom
   • Adresse email (sera créée si nouveau)
   • Mot de passe (ou envoi du lien de création)
   • Rôle dans l'organisation
4. Validez

Modifier un utilisateur

Pour modifier les paramètres d'un utilisateur existant :

1. Sélectionnez l'utilisateur dans la liste
2. Modifiez les informations souhaitées
3. Enregistrez

Vous pouvez modifier : nom, rôle, mot de passe, statut du compte.

Désactiver/Supprimer un utilisateur

Quand quelqu'un quitte l'organisation :

• Désactiver : Le compte est conservé mais l'accès est bloqué. Utile pour garder l'historique.
• Supprimer : Le compte et ses données sont supprimés. Irréversible après le délai de grâce.

Import en masse

Pour créer plusieurs utilisateurs à la fois :

1. Préparez un fichier CSV avec les colonnes : prénom, nom, email
2. Utilisez la fonction d'import
3. Vérifiez les résultats et corrigez les erreurs

Gestion des groupes

Les groupes permettent d'organiser les utilisateurs et de gérer les droits collectivement.

Créer un groupe

1. Dans Manager, allez dans "Groupes"
2. Créez un nouveau groupe (ex: "Direction", "Commercial", "Technique")
3. Ajoutez les membres

Usages des groupes

• Listes de diffusion – Envoyer un email à groupe@entreprise.fr touche tous les membres
• Partage kDrive – Partager un dossier avec un groupe plutôt qu'individuellement
• Calendriers partagés – Un calendrier visible par tout le groupe

Sécurité

Politique de mots de passe

Définissez les règles de mots de passe pour l'organisation :

• Longueur minimale (recommandé : 12 caractères)
• Complexité (majuscules, chiffres, caractères spéciaux)
• Historique (interdire les X derniers mots de passe)
• Expiration (optionnel, controversé aujourd'hui)

Double authentification (2FA)

La 2FA est le meilleur moyen de protéger les comptes. En tant qu'admin :

• Activez l'option "Exiger la 2FA"
• Définissez un délai de grâce pour la mise en conformité
• Suivez le taux d'adoption

Les utilisateurs qui n'activent pas la 2FA dans le délai seront bloqués jusqu'à activation.

Sessions et appareils

Vous pouvez voir et gérer les sessions actives :

• Voir les appareils connectés par utilisateur
• Forcer la déconnexion d'un appareil
• Révoquer les mots de passe d'application

Utile en cas de perte de téléphone ou de départ d'un collaborateur.

Paramètres de messagerie

Domaines et alias

Gérez les domaines associés à votre organisation :

• Ajouter un nouveau domaine
• Configurer les enregistrements DNS (MX, SPF, DKIM, DMARC)
• Créer des alias génériques (contact@, info@)

Filtres antispam

Ajustez le niveau de filtrage antispam :

• Liste blanche : expéditeurs toujours acceptés
• Liste noire : expéditeurs toujours bloqués
• Niveau de sensibilité du filtre

Archivage

Si vous avez des obligations de conservation des emails (légales ou internes), configurez l'archivage :

• Durée de conservation
• Périmètre (tous les emails, entrants/sortants)
• Accès aux archives (administrateurs uniquement)

Gestion du stockage (kDrive)

Quotas

Définissez les quotas de stockage :

• Quota global de l'organisation
• Quota par utilisateur (optionnel)
• Alertes quand un seuil est atteint

Partages externes

Contrôlez la politique de partage avec l'extérieur :

• Autoriser/interdire les partages publics
• Exiger un mot de passe pour les partages externes
• Limiter la durée des liens de partage

Corbeille et rétention

Configurez la politique de suppression :

• Durée de conservation dans la corbeille
• Durée de conservation des versions (versioning)

Supervision et rapports

Logs d'activité

Consultez les journaux d'activité :

• Connexions (succès et échecs)
• Actions administratives
• Partages et modifications de droits

Utile pour les audits de sécurité et les investigations.

Statistiques d'utilisation

Suivez l'utilisation des services :

• Espace de stockage consommé
• Nombre de réunions kMeet
• Activité email (volume)

Dépannage courant

Utilisateur ne peut pas se connecter

Vérifiez :

1. Le compte est-il actif ?
2. Le mot de passe est-il correct ? (réinitialisez si nécessaire)
3. La 2FA est-elle configurée ?
4. Le compte est-il verrouillé (trop de tentatives) ?

Emails non reçus

Vérifiez :

1. L'email n'est-il pas en spam ?
2. Les enregistrements DNS sont-ils corrects ? (MX)
3. L'expéditeur n'est-il pas en liste noire ?
4. La boîte est-elle pleine ?

Synchronisation kDrive bloquée

Côté utilisateur :

1. Vérifier la connexion internet
2. Vérifier l'espace disque local
3. Redémarrer l'application kDrive
4. Vérifier les conflits de fichiers

Bonnes pratiques d'administration

Documentation interne

Documentez votre configuration :

• Liste des administrateurs et leurs droits
• Politique de sécurité appliquée
• Procédures (création de compte, départ, etc.)
• Contacts support Infomaniak

Revue régulière

Planifiez des revues périodiques :

• Mensuel : comptes inactifs, alertes de sécurité
• Trimestriel : droits d'accès, quotas
• Annuel : politique de sécurité complète

Formation des utilisateurs

Les utilisateurs sont le maillon faible de la sécurité. Formez-les sur :

• La détection du phishing
• Les bonnes pratiques de mots de passe
• L'utilisation correcte des outils

Conclusion

L'administration de kSuite est accessible même sans expertise IT approfondie. L'interface Infomaniak Manager centralise toutes les opérations courantes.

La clé d'une bonne administration : anticiper (documentation, procédures), surveiller (logs, alertes) et former (utilisateurs). Avec ces bases, vous gérez sereinement votre environnement kSuite.

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