Microsoft 365 war einst der unbestrittene Standard für Unternehmensproduktivität. Doch im Jahr 2026 erwägen immer mehr europäische Unternehmen den Abschied. Hier erfahren Sie warum – und wie.
5 konkrete Gründe, Microsoft 365 zu verlassen
1. Jährlich steigende Preise
Microsoft hat die Microsoft-365-Preise in den letzten Jahren erheblich angehoben: +20 % in Europa im Jahr 2023, dann +12 % im Jahr 2024. Der Plan Microsoft 365 Business Standard kostet nun 12,50 €/Benutzer/Monat (jährlich), gegenüber 9,99 € für kSuite Professional.
Kostenauswirkung: Für ein 20-Personen-Unternehmen sind das 600 €/Jahr mehr als kSuite – nur für die Lizenzen, ohne Migrationsaufwand.
2. Der CLOUD Act: Ein reales Risiko für europäische Unternehmen
Microsoft ist ein US-amerikanisches Unternehmen. Gemäß dem CLOUD Act (2018) können US-Behörden jedes amerikanische Unternehmen zwingen, auf seinen Servern gespeicherte Daten herauszugeben – unabhängig davon, wo sich die Daten befinden. Selbst wenn Ihre OneDrive-Daten in Dublin liegen, kann Microsoft zur Offenlegung gezwungen werden.
Dieses Risiko ist besonders relevant für Anwaltskanzleien, Steuerberatungen, Gesundheitseinrichtungen und Unternehmen, die personenbezogene Daten verarbeiten.
3. Teams: Schwerfällig, komplex, ressourcenhungrig
Microsoft Teams verbraucht enorme Systemressourcen, erfordert Windows oder Chromium und vermischt inkompatible Anwendungsfälle (Videokonferenzen + Messaging + Kanäle + Meetings...). Seine Komplexität erzeugt erhebliche versteckte Kosten: interne Schulungen, IT-Support, Konfigurationsaufwand.
4. OneDrive: Synchronisationsprobleme
OneDrive ist nach wie vor für Probleme bekannt: Synchronisationskonflikte, unerklärliche Fehler, hoher Akkuverbrauch, wiederkehrende Probleme unter macOS. kDrive bietet dagegen eine native Erfahrung, die für ihre Stabilität bekannt ist.
5. Datensperrung
Microsoft-Formate (DOCX, XLSX, PPTX) sind dominierend, aber nicht offen. Den gesamten Verlauf, die SharePoint-Struktur oder Teams-Gespräche zu exportieren – das ist möglich, aber komplex, kostspielig und oft unvollständig.
Womit Microsoft 365 ersetzen?
Infomaniaks kSuite deckt alle Microsoft-365-Anwendungsfälle ab:
| Microsoft 365 | kSuite-Entsprechung |
|---|---|
| Outlook | kMail (IMAP/Exchange-kompatibel) |
| OneDrive | kDrive (3 TB/Benutzer) |
| Teams | kChat + kMeet |
| Office (Word, Excel, PPT) | OnlyOffice (integriert in kDrive) |
| SharePoint | kDrive gemeinsame Bereiche |
| Exchange | Infomaniak Business Mail |
Wie konkret migrieren?
- Aktuelle Nutzung analysieren: Welche Office-Funktionen werden tatsächlich genutzt? (Die meisten nutzen nur 20 % davon.)
- Daten exportieren: E-Mails via IMAP, Dateien via OneDrive-Sync, Kalender via ICS, Kontakte via vCard.
- E-Mail zuerst migrieren: über das IMAP-Migrationstool (integriert in den Infomaniak Manager).
- Dateien übertragen: Lokalen OneDrive-Ordner synchronisieren, dann via Desktop-Client in kDrive hochladen.
- Teams ablösen: kChat (auf Mattermost basierend) mit Ihrer bestehenden Teamstruktur einrichten.
- Microsoft kündigen: Auf Ihr Verlängerungsdatum warten und mindestens 30 Tage vorher kündigen.
Empfohlener Zeitrahmen: Planen Sie 2–4 Wochen für ein Unternehmen mit 10–20 Personen, einschließlich der Schulungszeit für Mitarbeitende.
Reale Kosteneinsparungen
Für ein Unternehmen mit 15 Nutzern:
- Microsoft 365 Business Standard: 15 × 12,50 € = 187,50 €/Monat
- kSuite Professional: 15 × 9,99 € = 149,85 €/Monat
- Ersparnis: 37,65 €/Monat = 451,80 €/Jahr
Hinzu kommt: keine Teams-Lizenzgebühren mehr, 3 TB kDrive pro Benutzer (vs. 1 TB OneDrive), Schweizer E-Mail-Hosting.
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